Parole d’experte : « Une politique d’utilisation des réseaux sociaux clarifie l’obligation de loyauté. »

Comment encadrer l’utilisation des réseaux sociaux par le personnel ? Qu’en est-il des propos tenus sur des comptes privés, publics ou professionnels ? Me Deborah Furtado, avocate en droit du travail chez Fasken, nous explique les limites et obligations légales à respecter.

Les réseaux sociaux en milieu de travail : un encadrement à ne pas négliger

Comment l’utilisation des réseaux sociaux en milieu de travail est-elle encadrée légalement ?

Me Deborah Furtado : En vertu de l’article 2088 du Code civil du Québec, le.la salarié.e a une obligation de loyauté envers son employeur pendant son emploi, mais également durant une période raisonnable suivant la fin de celui-ci.

Cela implique généralement de ne pas faire de publications diffamatoires ou dénigrantes sur les réseaux sociaux envers l’employeur, qui portent atteinte à sa réputation ou qui constituent une critique déloyale.

En quoi consiste un délai raisonnable pour l’obligation de loyauté après la fin d’emploi ?

D.F. : Cela dépend des fonctions exercées par l’individu. Plus son rang hiérarchique est élevé, plus la durée de l’obligation de loyauté va être longue.

Donc, c’est très difficile à dire avec exactitude. Souvent, l’obligation n’excède pas 3 ou 4 mois, bien qu’une période plus longue soit possible. C’est très varié. Également, l’obligation d’une personne suivant sa fin d’emploi est moins stricte que celle qui existe pendant la durée de son emploi.

Un employeur devrait-il surveiller le comportement de ses employés sur les réseaux sociaux ?

D.F. : On ne recommande pas à un employeur de faire une surveillance constante de l’activité des employé.e.s sur les réseaux sociaux, à moins d’avoir un motif légitime de le faire. Ce qu’on conseille souvent, c’est de faire une vigie quand il existe un doute concernant la possibilité qu’un.e salarié.e publie quelque chose qui pourrait être déloyal, diffamatoire, dénigrant ou porter atteinte à la réputation de l’employeur.

Il s’agit de reconnaître les situations à risque, telle que la période suivant l’imposition d’une mesure disciplinaire à l’employé.e ou son congédiement. Cela inclut notamment les périodes où des tensions politiques se manifestent, donnant lieu à des échanges parfois sensibles sur certains sujets.

Tout dépendamment du secteur dans lequel l’employeur œuvre, il est normal qu’une certaine réserve concernant les opinions émises sur divers sujets soit attendue de la part du personnel.

Lorsque quelqu’un a un profil public sur Facebook ou sur Instagram, il n’y a pas d’expectative de vie privée. L’employeur pourrait donc librement consulter ceux-ci et le.la salarié.e ne pourra pas prétendre que les opinions qui y sont véhiculées sont de nature privée.

Qu'en est-il de l’employé émettant un commentaire ou une opinion que n’approuve pas l’employeur sur un compte privé ?

D.F. : Même quand il s’agit de comptes privés, la jurisprudence nous informe que l’expectative de vie privée demeure quand même limitée. Par exemple, il est facile pour quelqu’un de prendre une capture d'écran d’un commentaire et de l’envoyer à d’autres personnes. L’information peut donc se partager rapidement et les internautes doivent en avoir conscience, qu’ils aillent un compte privé ou pas.

Les dommages peuvent cependant être plus limités pour l’employeur, considérant le nombre restreint de personnes qui ont accès au compte. Toutefois, le fait que le compte soit privé ne place pas l’employé.e à l’abri d’une mesure disciplinaire de la part de son employeur. Cela pourra cependant en impacter la sévérité.

Une politique liée à l'utilisation des réseaux sociaux est-elle nécessaire ?

D.F. : Compte tenu de l’obligation de loyauté, une politique d’utilisation des réseaux sociaux n’est pas toujours nécessaire pour que l’employeur puisse intervenir. Toutefois, il est préférable d’en avoir une.

« Une telle politique va pouvoir clarifier les attentes de l’employeur concernant l’obligation de loyauté, car il s’agit d’un concept parfois flou gagnant à être précisé. »

Cela est d’autant plus important dans un contexte où les employé.e.s ne connaissent pas nécessairement tous et toutes la présence et l’étendue de cette obligation. Une fois au fait des attentes de l’employeur en matière d’utilisation de réseaux sociaux, il est difficile de prétendre à l’ignorance en cas de manquement.

En cas de dérogation à cette politique donnant lieu à l’imposition d’une sanction disciplinaire, la présence d’une politique connue est un facteur aggravant dont les tribunaux tiendront compte.

Que devrait-on prévoir dans la politique d’encadrement des réseaux sociaux ?

D.F. : Hormis l’objectif général de la politique, il est important de spécifier que cette dernière vise précisément à protéger la réputation de l’entreprise et de ses clients, partenaires et salarié.e.s.

Souvent, une mention indiquant l’interdiction de parler au nom de l’organisation sans l’autorisation de l’employeur est incluse. L’employeur peut aussi y ajouter des exemples de phrases à utiliser pour que les employé.e.s puissent souligner que l’opinion émise l’est à titre personnel et ne reflète pas la position de l’entreprise.

Il est également recommandé de prévoir une section mentionnant les lignes directrices à suivre pour le personnel qui gère les comptes officiels de l’entreprise. Étant donné qu’il s’agit souvent de personnes spécifiques, il est possible d’élaborer une politique distincte applicable uniquement à certains postes, comme ceux de l’équipe de communication. Bien entendu, on va prévoir ce qu’on veut interdire précisément : les propos diffamatoires, discriminatoires, offensants ou harcelants.

L’interdiction d’utiliser le logo ou l’image de marque de l’entreprise sans autorisation peut aussi être prévue dans une telle politique. De plus, la politique peut limiter l’usage des réseaux sociaux pendant les heures de travail.

Évidemment, la possibilité d’imposer des mesures disciplinaires en cas de non-respect de la politique devrait être prévue, lesquelles pourraient aller de l’avis écrit au congédiement. Elles doivent nécessairement être proportionnelles à la gravité de la faute.

On peut également inclure une interdiction de commenter publiquement un incident lié à l’entreprise, en cas de prise de contact par les médias, sans se référer à la personne responsable des communications.

Qu’en est-il de la liberté d’expression de l’employé ?

D.F. : Il est indispensable de respecter la liberté d’expression de l’employé.e, laquelle est protégée par la Charte des droits et libertés de la personne.

Cette personne peut utiliser ses réseaux sociaux pour parler de politique, de ses positions personnelles sur certains sujets, sous réserve de la nature de son emploi, laquelle pourrait commander un devoir de réserve sur ceux-ci. Toutefois, cette opinion ne doit pas être liée à l'employeur, surtout lorsque l’individu sait que l’employeur a une opinion contraire à la sienne.

Pour sa part, l’employeur doit éviter d’adopter une politique à ce point sévère que l'employé.e n'a plus le droit de s'exprimer.

Bien que les restrictions imposées puissent varier en fonction du poste occupé, la politique ne peut pas stériliser complètement le droit d’un individu de partager son opinion. Est-ce que l’individu peut le faire tout en protégeant les intérêts de son employeur ?

Existe-t-il des situations où l’employé pourrait déroger à l’obligation de loyauté ?

D.F. : Au Québec, il existe un mécanisme qui protège les employé.e.s dénonçant publiquement des pratiques de l’employeur qui pourraient porter atteinte à l'intérêt public et constituer des enjeux de santé ou de sécurité publique (whistleblowing).

Par exemple, un.e salarié.e travaillant dans une entreprise pharmaceutique réalise qu’un procédé réglementaire n’est pas du tout respecté, ce qui pourrait mettre en péril la santé des Québécois. Quelqu’un prenant la parole dans ce contexte ne devrait pas automatiquement être sanctionné, si certaines conditions sont respectées.

En effet, ce mécanisme est encadré par la jurisprudence. Avant de s’adresser publiquement, l’employeur doit avoir été informé par l’employé.e de la situation. Si les recours auprès de l’employeur sont épuisés et que rien n’a été fait pour adresser cette préoccupation, la prise de parole pourrait être possible.

Dans ce cas, les tribunaux vont se pencher sur le motif derrière cette dénonciation. Est-ce pour l’intérêt public ou bien par vengeance envers l’employeur ? Si cette dernière possibilité s’avère véridique, la protection n’est pas effective. Dans ce cas, c’est l’obligation de loyauté qui s’appliquerait. Les faits doivent également être vérifiables et véridiques, la prise de parole ne pouvant résulter d’une rumeur.

Le choix du canal employé va aussi être pris en considération. Si le moyen utilisé pour transmettre l’information semble disproportionné par rapport à la gravité de la situation, les tribunaux pourraient y voir le signe d’une mauvaise intention.

S’adresser à l’autorité réglementaire, en privé, pourrait être vu comme une alternative plus appropriée dans certains contextes, plutôt que de s’adresser aux médias.

PRH : Quelles sont les sanctions en cas de manquement à l’obligation de loyauté ou à la politique des réseaux sociaux ?

D.F. : En l’absence d’une politique d’utilisation des réseaux sociaux, un.e employé.e peut être sanctionné.e en vertu de son obligation de loyauté. Si l'employeur a une politique en plus, que celle-ci a été communiquée au personnel, et qu’il y a clairement une violation de celle-ci, la personne fautive pourra généralement être sanctionnée plus sévèrement. Il peut s’agir de mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement.

Quelle est la sanction proportionnelle à la faute commise ? Le compte sur lequel les propos ont été véhiculés était-il public ou privé ? Si le message a été vu sur Facebook par 5 ami.e.s sur un compte privé, ce n’est pas comparable à une publication qui aurait été consultée par 10 000 personnes sur un compte public.

Est-ce la première fois que ce type d’incident se produit ou s’agit-il plutôt d’une récidive ? Les facteurs aggravants et atténuants doivent être pris en considération, comme pour n'importe quel autre dossier de mesures disciplinaires.