Intégration du personnel : stratégies gagnantes pour favoriser l'engagement
L’arrivée d’une nouvelle recrue dans une équipe marque une étape décisive, tant pour l’individu que pour l’entreprise. Mal préparée, elle peut rapidement mener à une désillusion et à un départ prématuré qui peut coûter cher à l’employeur. Au contraire, un accueil efficace favorise l’engagement et maximise la rétention.
Comment assurer une intégration réussie ? Quels sont les éléments clés qui font la différence ?
Une préparation en amont pour une arrivée efficace
L’intégration (appelée également « onboarding ») ne commence pas le jour de l’arrivée du.de la nouvel.le employé.e, « mais dès la signature du contrat, souligne Véronique Charest, Directrice principale chez PCI Automatisation Industrielle. Il est important de maintenir le contact et de bien préparer son arrivée. »
L’intégration n’est pas à sous-estimer, autant pour le bien-être de l’individu que pour celui de l’organisation. « Une personne qui commence un nouvel emploi traverse une période de vulnérabilité, de questionnements et peut s'interroger : ai-je fait le bon choix ? Suis-je à la hauteur ? », illustre Charles Baribeault, maître d'enseignement en gestion des ressources humaines à HEC Montréal.
Une intégration structurée permet donc de s’assurer un réel engagement des talents, insiste l’expert.
Selon FolksRH, le taux de roulement moyen au Québec est de 24 %. De plus, les mauvaises expériences d’accueil sont à l’origine de 20% de la rotation du personnel, tandis que 58% des entreprises considèrent le processus d’intégration des employé.e.s comme un processus purement administratif.
Toujours selon la même analyse, les travailleur.euse.s qui bénéficient de programmes d’intégration efficaces sont 69% plus susceptibles de rester trois ans au sein de l’entreprise.
Le coût de l’intégration et de la mauvaise embauche
Pourquoi ne faut-il pas sous-estimer l’intégration ? Parce que le recrutement représente un investissement majeur pour les entreprises.
Un exemple concret fourni par Agendrix montre que le coût de recrutement d'un.e serveur.se dans un restaurant peut atteindre 2 260 $, en incluant les frais de diffusion de l’offre d’emploi, la sélection des candidat.e.s, l’uniforme, la formation et les frais administratifs.
En cas de départ prématuré, le remplacement de l’employé.e peut atteindre jusqu’à 150 % de son salaire, en tenant compte de la perte de productivité, des frais de recrutement, du coût de la formation et des autres dépenses connexes (Monster Recruter).
Des actions simples, mais essentielles avant le premier jour
« Une fois l’embauche confirmée, il faut garder un contact régulier, répondre aux questions et préparer la personne à son arrivée », insiste Véronique Charest.
Parmi les actions à envisager se trouvent l’envoi d’un courriel de bienvenue incluant les informations essentielles sur l’entreprise, ses politiques et le poste, ainsi qu’un éventuel guide d’accueil et une rencontre avec le.la gestionnaire. L’objectif étant d’instaurer un premier lien et de réduire l’anxiété liée au changement.
« Certaines personnes quittent des entreprises où elles travaillaient depuis plusieurs années, et ce nouveau chapitre professionnel représente souvent un grand pas. Il faut les accompagner dès le début pour les rassurer et favoriser leur rétention »
- Véronique Charest, Directrice principale chez PCI Automatisation Industrielle
Un « onboarding » fluide repose aussi sur une préparation rigoureuse des formalités de base. « S’assurer que tout soit prêt à l’avance est essentiel, que les TI aient configuré le matériel informatique, que les RH soient disponibles et que le.la gestionnaire et l’équipe soient informé.e.s de l’arrivée de la recrue », relève l'experte.
L’accueil le premier jour : une expérience humaine et chaleureuse
Le premier jour d’un.e employé.e peut façonner sa perception de l’entreprise pour des mois à venir. C’est pourquoi il doit être consacré aux rencontres et à la découverte de l’entreprise, et non à une surcharge d’informations techniques, estime M. Baribeault.
« C’est le moment de montrer à la recrue qu’elle est attendue et valorisée, sans entrer trop rapidement dans le détail des tâches opérationnelles », précise l’expert. Pour ce faire, il conseille d’opter pour une visite des locaux, des échanges avec les membres clés de l’équipe, ainsi qu’un éventuel déjeuner informel pour faciliter les premiers contacts.
Ensuite, selon lui, chaque étape doit être établie et suivre un objectif précis : « comprendre l’organisation, s’intégrer à son équipe, maîtriser sa fonction et s’adapter aux outils et systèmes internes ».
L’accueil doit également être personnalisé. Un geste simple, comme la remise d’un kit de bienvenue et l’assignation éventuelle d’un.e mentor.e pour les premières semaines peut faire toute la différence.
« Plusieurs organisations désignent une personne-ressource, un.e mentor.e ou un.e collègue de référence, ce qui est particulièrement apprécié des jeunes travailleur.euses, soutient Diane-Gabrielle Tremblay, professeure d'économie du travail, d'innovation et de gestion des ressources humaines à l'Université Teluq.
« Avoir quelqu’un à qui poser des questions informelles sans crainte de paraître incompétent.e facilite grandement l’adaptation et évite l’isolement. »
- Diane-Gabrielle Tremblay
Mettre en place les conditions d’une adhésion à la culture de l’entreprise
Pour Charles Baribeault, il est essentiel de comprendre que les individus possèdent différents styles d’apprentissages. « Certaines personnes préfèrent poser des questions immédiatement, d’autres prennent le temps d’observer avant d’agir. »
Un bon processus d’intégration doit aussi permettre à la nouvelle recrue de comprendre comment son rôle s’inscrit dans l’ensemble de l’organisation. Prendre le temps de présenter le département et de montrer à la recrue un organigramme peut faire partie des actions à poser les premiers jours.
Une approche qui, selon Véronique Charest, passe aussi par des outils concrets : « Nous préparons une fiche d’accueil qui inclut une présentation du rôle de la personne, ce qui aide à clarifier les attentes dès le départ. »
Les règles implicites : ne pas oublier les subtilités
Au-delà des processus formels d’intégration, il est important de ne pas négliger les règles implicites de l’entreprise. Ces codes non écrits, s’ils ne sont pas mentionnés, peuvent créer des malaises.
Charles Baribeault cite un exemple de faux pas : « Dans une entreprise, la table de la cafétéria était réservée aux dirigeant.e.s, et un nouvel employé s’y asseyait par erreur, créant une situation gênante. »
Un suivi régulier pour s’assurer que l’employé apprivoise son poste
L’enjeu, les premiers jours, est de ne pas laisser la nouvelle recrue se perdre dans l'important flux d’information qu’elle reçoit vis-à-vis de l'entreprise et de son poste. Un suivi régulier va donc pouvoir la guider concernant les attentes à court terme et éviter un désengagement prématuré, s’accordent les spécialistes interrogé.e.s.
« Dans mon équipe, nous avons des points quotidiens avec les nouvelles recrues pour discuter des projets et des éventuelles difficultés », insiste Véronique Charest. Ce type de suivi permet de repérer rapidement les obstacles et d’apporter des solutions adaptées.
Fixer des objectifs clairs pour la période d’intégration
Il est également important de fixer des objectifs clairs pour la période d’intégration et de les communiquer explicitement, renchérit M. Baribeault. « Pendant les premières semaines, les objectifs devraient être axés sur l’apprentissage : comprendre les systèmes, identifier les collègues clés et s’adapter à la culture de l’entreprise. »
Bien accueillir une diversité des profils
Véronique Charest met aussi l’accent sur l’adaptabilité de l'intégration en fonction du profil. « Un junior qui sort de l’école aura des besoins spécifiques en termes de formation, tandis qu’un senior sortant d’une organisation concurrente devra parfois désapprendre certains réflexes acquis ailleurs. Il est essentiel de verbaliser les attentes dès le départ et de s’adapter le plus possible à la manière dont chacun.e apprend. »
Chaque employé possède un parcours et une personnalité unique. Un « onboarding » réussi doit idéalement tenir compte de cette diversité.
Le choc culturel, notamment pour les employé.e.s venant de l’international, peut représenter un défi. « Avec l’internationalisation des équipes, l’employeur peut aussi aider les nouveaux et nouvelles arrivant.e.s à s’intégrer non seulement à l’entreprise, mais aussi à leur nouvel environnement », suggère M. Baribeault qui y voit un levier de fidélisation.
Concrètement, cela peut inclure de l’aide supplémentaire pour comprendre certaines démarches administratives ou encore de prendre le temps d’expliquer des expressions et coutumes professionnelles locales.
Le défi du télétravail et de l’intégration à distance
Avec l’essor du télétravail, l’intégration nécessite quelques ajustements, surtout dans un mode hybride.
« Même si une personne est en télétravail à temps plein, nous avons fait en sorte que les premières journées se passent au bureau pour immerger ces personnes au sein de notre cadre de travail et qu’elles saisissent mieux notre culture d’entreprise, indique Mme Charest. Une fois à distance, les équipes assurent tout de même des suivis réguliers et veillent à ce que personne ne soit isolé. »
Diane-Gabrielle Tremblay met également en lumière les difficultés liées à l’intégration à distance. « Avant, on faisait le tour des bureaux, on rencontrait tout le monde spontanément. Maintenant, tout le monde n’est pas présent en même temps. »
Pour contrer ces défis, la spécialiste fait valoir que des initiatives telles que les systèmes de jumelage ou les cafés virtuels sont indispensables pour maintenir l’esprit d’équipe et l’engagement des employé.e.s.
Les erreurs à éviter durant la phase d’intégration
- Laisser la personne livrée à elle-même : Véronique Charest insiste sur le fait qu’ « un des pires scénarios, c’est d’envoyer un courriel avec des instructions sans un vrai accueil humain, c’est la pire chose à faire. »
- Submerger d’informations dès le premier jour : Diane-Gabrielle Tremblay met en garde contre l’excès de formalisation : « il faut éviter d’inonder les nouvelles recrues d’infos pas toujours importantes dès le premier jour. Mieux vaut étaler les apprentissages sur plusieurs semaines, en priorisant les aspects essentiels. »
- Oublier les petits gestes qui favorisent l’intégration : « Finir la journée en demandant : « comment ça s’est passé aujourd’hui ? » et en écoutant activement la réponse, ou organiser un café pour discuter informellement peut paraître banal, mais ces gestes renforcent le sentiment d’appartenance », rappelle Charles Baribeault.
Prévenir le désengagement et améliorer le processus
Parmi les signaux d’alerte qui peuvent traduire des difficultés d’intégration se trouvent l’isolement et la baisse d’interactions, des attitudes vis-à-vis desquelles les gestionnaires doivent rester vigileant.e.s.
« Une bonne intégration ne repose pas uniquement sur la productivité immédiate. Ce sont les comportements qui comptent : poser des questions, montrer de la curiosité, s’intéresser aux collègues et aux projets. »
- Charles Baribeault, maître d'enseignement en gestion des ressources humaines à HEC Montréal
L’expert rappelle que détecter rapidement les signes de désengagement permet d’apporter des solutions avant que la situation ne devienne problématique.
Enfin, l’intégration ne se termine pas une fois l’employé.e en poste : elle se construit dans la durée et s’enrichit par la rétroaction continue. Un suivi bien structuré permet d’évaluer si la formation a été suffisante, si les ressources mises à disposition étaient adaptées et de quelle manière le processus pourrait être amélioré.
« Un bon « onboarding » ne doit pas juste être une transmission d’informations à sens unique. Les nouveaux et nouvelles employé.e.s apportent un regard neuf sur l’organisation, et leurs questions ou remarques peuvent être très pertinentes », appuie Diane-Gabrielle Tremblay.
En faisant l’effort de récolter la rétroaction de leurs nouvelles recrues après plusieurs mois en poste, les entreprises démontrent leur intérêt à bien accueillir le personnel et bâtissent ainsi une culture d’entreprise qui valorise l’amélioration continue.