10 conseils pour organiser des réunions efficaces
Depuis la pandémie, la tendance est plus que jamais palpable : les réunions sont en hausse dans plusieurs PME et grandes entreprises.
« On travaille encore beaucoup à distance. Il s’agit parfois du seul moyen de se parler ou de se voir », explique Nathalie Lecours, CRHA et consultante gestion et développement organisationnel.
Mais alors, comment remplacer les réunions improductives par des échanges réellement efficaces et stimulants au sein des équipes ?
Les gestionnaires… toujours en réunion !
De son côté, le consultant en développement du capital humain Pierre Bégin déplore aussi le fléau de la « réunionite ». « Dans certaines entreprises, j’observe que plus il y a de réunions, plus les gestionnaires ont l’impression de faire quelque chose. »
Ce phénomène s’appelle la culture de l’affairisme, selon la spécialiste du stress Sonia Lupien. En entrevue avec l’animatrice Pénélope McQuade, elle mentionne que les réunions servent souvent à prévenir la procrastination.
Le.la gestionnaire va faire un tour de table et vérifier l’avancement des dossiers de l'ensemble d’une équipe. « Mais en réalité, personne ne va avouer qu’il ou elle a procrastiné », dit-elle. Les membres d’une équipe, selon elle, se responsabilisent davantage en respectant une date butoir qu’en procédant à ce genre de vérification dans les réunions.
Au quotidien, les cadres d’entreprise participent à un véritable marathon en cumulant les rencontres. « Je vois des gestionnaires consacrer 75% de leur temps à être en réunion. Comment peut-on passer autant de temps à discuter sans qu’il ne se fasse rien de concret ? », se demande M. Bégin.
En réalité, il leur reste peu de temps afin d’effectuer des tâches névralgiques, dont la rédaction de bilans ou de rapports demandant une grande concentration.
- 23 heures par semaine Une recherche colligée par le magazine Harvard Business Review illustre que les cadres consacrent en moyenne 23 heures par semaine à des réunions. En comparaison à moins de 10 heures dans les années 1960 !
- 65 % des gestionnaires prétendent que les réunions les empêchent de mener à bien leur travail.
- 71 % des organisations sondées les jugent improductives
De leur côté, toujours selon cette étude, les employé.e.s en auraient de bien mauvaises perceptions. Ils et elles pensent qu’il s’agit généralement d’une perte de temps, que les réunions se ressemblent toutes et qu’elles n’apportent aucun nouvel apprentissage.
Les bonnes pratiques pour des réunions réussies
1. Définir le but et l’objectif de la rencontre
Le succès d’une réunion, selon Pierre Bégin, repose sur la participation active des membres de l’équipe conviés et sur des objectifs précis.
Le spécialiste en cible 4 et donne quelques exemples :
- Informer
Le ou la gestionnaire explique qu’un nouveau système sera implanté à telle date. - Consulter
Il s’agit de prendre le pouls à propos d’un nouveau processus, par exemple. - Discuter
L’équipe discute des pistes de solutions afin de résoudre un problème particulier. - Décider
Les participant.e.s décident d’une personne à embaucher ou du projet à privilégier.
M. Bégin rappelle que le ou la gestionnaire doit toujours garder en tête l’objectif et la pertinence de la réunion. « Qu’il s’agisse de la prise de décision, de brainstorming ou de mise à jour sur les projets par exemple, chaque réunion doit avoir un but. »
Le coût des réunions improductives
Une enquête menée par le site Zippia indique que les États-Unis sont les champions des réunions.
- 55 millions de réunions se tiennent aux États-Unis par semaine, soit 11 millions par jour.
- 3 heures C’est le temps moyen qu’un.e employé.e consacre aux réunions par semaine.
- 37 milliards Le coût par année des réunions improductives.
2. Partager l’ordre du jour
Avant une réunion, un ordre du jour peut être indiqué aux participant.e.s. Une telle pratique permet de se préparer et de rester concentré.e.s sur les points essentiels.
« Parfois, la personne responsable de la réunion s’aperçoit qu’il n’est peut-être pas nécessaire de se réunir, indique Pierre Bégin. Puis, en regardant les points à l’agenda, certaines personnes jugent que leur présence n’est peut-être pas essentielle. »
3. Privilégier un code de conduite
Pendant les rencontres, M. Bégin trouve regrettable que des salarié.e.s. répondent aux courriels ou travaillent sur autre chose. Cette pratique peut être évitée en adoptant un code de conduite dont les règles sont établies par les participant.e.s.
Il peut s’agir par exemple d’éviter de couper la parole, de respecter le temps prévu à l’agenda, etc.
Lors de ses formations, M. Bégin invite les équipes à mettre de côté leurs téléphones cellulaires et ordinateurs afin d’optimiser le temps de rencontre. Selon lui, ces quelques règles assurent les conditions gagnantes pour une réunion empreinte de respect.
4. Nommer une personne responsable de la prise de notes
Avant de commencer la réunion, une personne peut être sollicitée afin de s’occuper de la prise de notes. Cet exercice s’avère important advenant l’absence d’un.e collègue.
Ainsi, les informations importantes concernant les échéances et suivis des projets sont prises en compte. Puis, un compte-rendu est partagé dans l’outil de gestion de travail.
5. Mieux gérer le temps de rencontre
Le formateur Pierre Bégin suggère de nommer quelqu’un de l’équipe à titre de « gardien.ne du temps ». Cette personne doit alors respecter le temps alloué aux points à l’agenda. Elle fait signe à l’animateur.ice ou à un.e collègue lorsqu’il reste 2 minutes avant la fin de son allocution.
De son côté, Nathalie Lecours observe qu’une « bonne réunion dure environ 45 à 50 minutes ». Le respect du temps assure, selon elle, une plus grande satisfaction du personnel qui a aussi d’autres obligations et tâches à effectuer.
Des outils technologiques à connaitre
- Partager les documents importants
Le logiciel Beenote et sa version complète Beeboard, ont été créés en 2016 par un entrepreneur de Lévis, Louis Turmel. Ces outils sont utiles pour la planification ainsi que la mise en ligne de documents collaboratifs en passant par des comptes-rendus, avec historiques et tableaux de suivi. - Une prise de notes collaborative
Les plateformes Notion, Google Docs ou Miro permettent de centraliser les notes en temps réel. - Sondage ou vote rapide ?
Les outils Sentimy, Mentimeter ou encore Slido proposent de générer des sondages préparatoires et de faire des votes rapides. - Un ouvrage pour mieux réunir les équipes
Enfin, le livre La boîte à outils de Florence Gillet-Goinard et Laurent Maimi s’avère un pertinent guide avec 75 outils et 5 vidéos pour apprendre à mieux animer les réunions.
6. Valoriser les troupes
« Nos réunions manquent cruellement de structure, d’originalité, de créativité et de participation des gens », croit fermement Pierre Bégin qui assiste dans son travail à maintes rencontres en entreprise.
Après la troisième réunion, il peut prédire le déroulement de la prochaine ainsi que l’attitude et la réaction de chacun.e des participant.e.s.
« Le.la gestionnaire doit éviter les longs monologues et encourager les membres de son équipe à communiquer leur point de vue. Cela favorise une culture d’ouverture et de respect où tout le monde peut s’exprimer sans crainte. »
- Pierre Bégin
Afin de mettre de l’avant les résultats des membres du personnel, et de les inciter à se sentir à l’aise dans les réunions, l’expert propose aussi d’utiliser ces moments afin de valoriser les bons coups ou les bonnes idées de l’équipe.
7. Favoriser l’inclusion
Puisqu’une équipe compte généralement des membres issus de cultures et réalités différentes, la réunion constitue un excellent moment pour entendre leurs points de vue. Ces derniers peuvent apporter des nuances pertinentes et permettre à l’organisation de bénéficier des diverses expériences de son personnel.
« Il faut s’assurer que toutes les voix soient entendues et que chaque personne puisse avoir l’opportunité de contribuer », ajoute Pierre Bégin.
8. Prévoir des journées sans réunion
M. Bégin suggère d’imiter le fondateur d’Apple, Steve Jobs, et d’instaurer une journée sans réunion au cours de la semaine. Ce temps précieux permet d’avancer sur les projets sans aucune interruption.
Plusieurs grandes entreprises comme Shopify, mais aussi des PME d’ici comme la firme québécoise Kezber, encouragent leurs salarié.e.s dans cette voie en privilégiant aussi la déconnexion pour mieux se concentrer.
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9. Savoir décliner l’invitation
L’imminence d’une date butoir semble surcharger l’équipe ? M. Bégin invite les gestionnaires à faire preuve d’ouverture si un.e employé.e évoque une éventuelle absence à une réunion non urgente.
« J’avance mon travail est une excellente raison de refuser de participer à la rencontre », soulève-t-il.
10. Évaluer la pertinence de se réunir
Les deux expert.e.s interrogé.e.s recommandent aux gestionnaires d’évaluer la portée des réunions.
La satisfaction peut, par exemple, être sondée lors de rencontres à deux avec le.la superviseur.e, qui peut alors recueillir les besoins de l’équipe et éventuellement adapter le contenu des prochaines rencontres.
Les 5 pièges à éviter en réunion pour gagner en efficacité
- Lorsque la main-d'œuvre se sent spectatrice.
Dans ses interventions en entreprise, Pierre Bégin constate qu’il existe parfois un fossé entre les salarié.e.s et les dirigeant.e.s advenant une opinion différente. « J’observe que les employé.e.s ont l’impression d’être relégué.e.s au rang de spectateur.ice.s. Pire, leur point de vue, leur impact ou leur engagement ne semblent pas pris en compte. » - Quand la réunion n’est plus à propos du travail
Dès le début de la réunion, l’animateur.ice peut allouer environ 5 minutes pour une conversation informelle entre les participant.e.s, suggère Nathalie Lecours Le but est de tisser des liens entre les employé.e.s.
Si la conservation se prolonge, la spécialiste suggère d’intervenir avec fermeté : « Le sujet est fort intéressant, mais il est hors propos et il pourra être discuté après la réunion. Maintenant, revenons à nos objectifs ! » - Trop de points dans la réunion.
Il est impossible d’aborder 12 points dans un ordre du jour d’une réunion de 45 minutes. « Il faut être réaliste, soulève Mme Lecours, et choisir ce qui peut être traité dans ce délai. Sinon, la rencontre risque de s’éterniser. » - Inviter trop de monde.
Les spécialistes mettent en garde de résister à la tentation d’inviter trop de monde à une réunion. « Bien souvent, des gens n’ont pas rapport à la rencontre et cela fait perdre un temps précieux aux autres », soutient Nathalie Lecours. - Solliciter les équipes au mauvais moment.
Pour favoriser la concentration et l’exécution des tâches, éviter d’organiser des rencontres tôt le matin ou tard en fin d’après-midi, en dehors des urgences, est une bonne pratique.
L’objectif ? Des réunions utiles qui font avancer les équipes
Dans un contexte économique difficile, de plus en plus d’organisations prennent conscience de l’importance de diminuer le nombre de réunions ou bien de revoir leur manière de rassembler les équipes pour gagner en productivité et ainsi éviter l’écueil de la « réunionite ».
Moins de paroles, mais plus d’actions concrètes, envisage-t-on au cours des prochains mois, selon les expert.e.s.