Manuel des gestionnaires : un outil indispensable

Les avantages d’un manuel pour les gestionnaires sont nombreux : économie de temps, diminution du risque d’erreurs et meilleure connaissance des pratiques de l’entreprise. Déjà au Québec, certaines PME ou grandes compagnies utilisent le manuel de l’employé.e qui explique la politique, la mission et les avantages sociaux de l’employeur.

Nouveauté technologique adaptée à chaque entreprise

L’été dernier, l’équipe de Kolegz, une firme réputée pour son innovation et sa créativité en ressources humaines, a décidé d’aider les employeurs à créer un manuel virtuel qui s’adresse spécifiquement aux gestionnaires.

Cette nouveauté est prisée des utilisateurs.trices puisque les informations sont rapidement accessibles sur les ordinateurs, tablettes ou cellulaires.

La fondatrice de Kolegz, Marianne Lemay précise que le contenu a été élaboré en concertation avec les gestionnaires et l’équipe des ressources humaines de Victrix, une entreprise spécialisée en technologie de l’information comptant près de 200 employé.e.s. dont les bureaux sont situés à Montréal et Québec.

« Durant nos rencontres avec les gestionnaires, il est ressorti que plusieurs avaient besoin d’outils pour leur travail de gestion », explique Mme Lemay.

Contexte propice à la création de cet outil

Depuis la pandémie, les gestionnaires, même les plus chevronné.e.s doivent faire preuve d’une grande capacité d’adaptation en raison de la rareté de main-d’œuvre ou des difficultés d’approvisionnement.

Des enjeux qui ont un impact sur la planification, les échéanciers. « Cela met une pression sur les employeurs, confie pour sa part Cindy Chan, conseillère Personnes et Culture chez Victrix. Le rôle des gestionnaires est crucial : il faut bien connaître les employé.e.s, prendre soin d’eux et améliorer leurs compétences. C’est pourquoi, ils doivent se perfectionner et s’outiller plus que jamais. »

Répondre aux questions du quotidien

Chaque jour, la quinzaine de gestionnaires chez Victrix a régulièrement des questions relativement à l’évaluation annuelle, le développement de carrière ou la procédure à suivre en cas de démission.

« Nous n’avions pas d’outil pour s’améliorer face à une gestion de crise par exemple. De là, est venu le besoin de créer un guide qui devient en quelque sorte notre mode d’emploi », témoigne Annick Brassard, directrice Services-conseil de Victrix.

Le manuel virtuel ressemble à un Intranet ou pour mieux comprendre, un site Web avec des rubriques. « Le gestionnaire s’informe sur un sujet ou une thématique qui l’intéresse », explique la fondatrice de Kolegz, Marianne Lemay.

Ces différentes pratiques varient selon le manuel et les valeurs des entreprises. La diffusion de ces informations représente une véritable police d’assurance pour les dirigeant.e.s et l’équipe de gestionnaires. Autrement dit, tous et toutes savent sur quel pied danser. Les procédures sont claires et précises. Exit toute ambiguïté.

Un outil qui donne des pistes de solutions

Aujourd’hui, en travail hybride, les employé.e.s bénéficient d’une plus grande flexibilité et autonomie. De leur côté, les gestionnaires doivent gérer le rendement sur une base continue.

C’est pourquoi, plusieurs entreprises ont instauré les rencontres « One on one » entre gestionnaire et salarié.e qui se tiennent à toutes les semaines ou deux fois par mois. « De telles rencontres sont importantes, confie Marianne Lemay. C’est souvent ce qui fait la différence à savoir si l’employé.e va rester ou non dans l’entreprise. »

Le manuel virtuel présente un canevas de questions pour faciliter le succès de ces réunions individuelles. « Cela peut être une source d’inspiration. Souvent, on oublie de demander à l’employé.e : quel est ton niveau de motivation par rapport à tes projets actuels ? », ajoute Mme Lemay.

De son côté, Cindy Chan estime que l’outil est utile pour aiguiller la qualité des échanges entre les deux parties. « Le manuel fournit des pistes de solutions afin de favoriser le dialogue et de trouver des manières pour aider le développement de leurs compétences.» 

Améliorer la performance des gestionnaires

En poste depuis 5 ans chez Victrix, Annick Brassard le compare à un moyen qui facilite l'interaction avec les membres du personnel. « On apprend aussi les différentes manières d’aborder des sujets plus délicats », croit-elle.

L’outil aide les nouveaux managers et les directeurs principaux qui viennent s’intégrer dans l’entreprise. « Plusieurs n’ont pas les repères ou ne connaissent pas les responsabilités de chacun, dit Annick Brassard. Tout est documenté. Ce guide aide à mieux comprendre notre travail, à nous outiller et à s’améliorer comme gestionnaire.»

Enfin, le manuel, selon les propos recueillis de part et d’autre, contribue à bâtir une relation de confiance avec les membres de l’équipe. « Chose certaine, les gestionnaires sont mieux outillé.e.s lors de ces rencontres », assure de son côté Marianne Lemay, la fondatrice de Kolegz.

Exercice d’amélioration continue

Aujourd’hui, l’équipe de Victrix est fière des efforts et du temps investis dans la préparation du manuel dédié aux gestionnaires.

« Cela nous a permis d’établir un diagnostic, de définir nos priorités et mettre en place une structure. En fin de compte, nous avons réalisé un bel exercice d’amélioration continue », image Cindy Chan, conseillère Personnes et Culture chez Victrix.

Depuis cet automne, les gestionnaires ont pris l’habitude de se référer au manuel. « Nous avons reçu de très bons commentaires. Dès que les gestionnaires ont une question, les gens ont le réflexe d’aller consulter le manuel virtuel», commente-t-elle.

Autonomie et efficacité pour les gestionnaires

L’impact est palpable en matière de hausse de productivité, diminution de perte de temps et sentiment de compétence des gestionnaires.

Par-dessus tout, l’outil est comparable à un point de repère. Cela a même des effets bénéfiques quand la diminution du stress. D’un clic, la personne s’informe advenant les directives à prendre au sujet d’un événement imprévu comme une démission, par exemple. 

« En cherchant nous-mêmes les informations, cela nous rend autonomes et efficaces. On se réfère à quelque chose d’écrit, cela est très rassurant : c’est comme si les RH nous donnaient les clés de la maison pour la gestion des êtres humains au quotidien », indique Annick Brassard. 

Meilleure synergie et cohésion entre les équipes

L’entreprise Victrix compte 3 centres d’excellence : Sécurité, Infra Cloud et Productivité. La rédaction du manuel a unifié les pratiques au niveau de la gestion du personnel. « Cela a permis de ne plus travailler en silo et d’apporter une certaine cohésion et uniformisation dans nos processus. Les gestionnaires des 3 centres suivent maintenant les mêmes processus et façons de faire », ajoute Annick Brassard.

Par-dessus-tout, la rédaction du manuel a suscité une réflexion et provoqué des rencontres entre les gestionnaires. « Cela nous a amenés à discuter de nos enjeux lors de différents ateliers et de trouver des solutions ensemble. Au quotidien, il n’y a plus de perte de temps. »

Enfin, l’objectif de Victrix est atteint : mieux outillé.e.s, les gestionnaires donnent ainsi une meilleure expérience-employé.e.s.

« Cela nous a amenés à discuter de nos enjeux lors de différents ateliers et de trouver des solutions ensemble. Au quotidien, il n’y a plus de perte de temps. »

- Annick Brassard

Que peut contenir un manuel virtuel pour votre entreprise ?

• Aide-mémoire : guide pour l'intégration, suivi de performance des employé.e.s et rôle des gestionnaires dans le processus du recrutement.
• Procédures concernant les avertissements, mises à pied, démission.
• Formations : capsules pouvant être être consultées en tout temps.
• Suggestions pour la rétention du personnel, développement des aptitudes en gestion, comment mieux s’organiser.
• Coin ressourcement : livres, articles, balados qui inspirent les gestionnaires.

Flexibilité et utilité du manuel pour gestionnaires

De l’avis de Marianne Lemay, la fondatrice de Kolegz, le manuel du gestionnaire virtuel peut évoluer au fil des mois selon le contexte et les changements qui surviennent dans l’entreprise. Mme Lemay est heureuse de l’aboutissement du projet. « Ce qui me rend fière, c’est le commentaire d’un.e gestionnaire qui a spontanément confié : wow, c’est exactement ce dont j’avais besoin.»

Le but, conclut-elle était justement de répondre aux besoins des gestionnaires en quête d’un outil pour s’améliorer au quotidien.

Réalisation de l’objectif : être un employeur de choix

« Le manuel est un outil que je recommande aux entreprises qui font face à une croissance rapide. On peut l’adapter selon nos pratiques. Nous-mêmes nous en faisons l’amélioration lors de fréquentes mises à jour », soutient Cindy Chan d’un ton enthousiaste.

De son côté, le président de Victrix, Stéphan Gariépy témoigne de sa fierté. « Je suis profondément impressionné par l’engagement de Kolegz, une entreprise d’ici, qui a parfaitement compris nos valeurs et aspirations afin de nous accompagner dans la réalisation de notre objectif soit de demeurer un employeur de premier choix. »

L’équipe, selon lui, a mis tout en œuvre afin de proposer une approches créative. « Cette initiative va non seulement renforcer la maturité de notre organisation, ajoute-t-il, mais contribuer aussi à créer un environnement agréable où se côtoient satisfaction, plaisir et travail.»

M. Gariépy souligne la collaboration des gens de son équipe qui se sont investis dans ce projet avec l’ouverture quant aux remises en question et le désir d’accepter le changement afin d’obtenir une amélioration et un bénéfice pour tous et toutes. « C'est un investissement précieux pour le présent et l'avenir de tous au sein de Victrix », conclut-il.