Cultiver et structurer la prise d’initiative au service du succès collectif

Avoir le sens de l’initiative est une qualité précieuse chez un.e salarié.e, laquelle est porteuse de créativité et de performance.  

Bien qu’appréciable, une culture d’entreprise basée sur celle-ci comporte tout de même des enjeux sur le plan de la collaboration.

Comment mettre en place les conditions permettant de tirer profit du potentiel de la prise d’initiatives chez la main-d'œuvre ? Voici un tour de piste des meilleures stratégies !

L'initiative au travail : pourquoi l’encourager ?

Selon Annie Boilard, conférencière et formatrice en ressources humaines, il faut promouvoir et encourager activement l’initiative chez le personnel.

« En la favorisant, les équipes peuvent utiliser leur créativité et leur sens de l’innovation. Cela favorise leur satisfaction au travail, mais aussi leur engagement dans les projets réalisés », relève-t-elle.

Pour l’entreprise Google, c’est effectivement le constat qui résulte de l’instauration d’une culture d’initiative au sein de l’organisation.

En offrant aux salarié.e.s la possibilité de consacrer 20 % de leur temps à des projets personnels, le bénéfice fut double : une augmentation de 25 % de la satisfaction du personnel ainsi qu’une forte innovation, laquelle a mené à la création de Google News et de Gmail.

Du côté de la société danoise LEGO, pareille mesure est mise de l’avant avec les « sprints créatifs ». Ces derniers font référence à des périodes où les membres de l’équipe peuvent travailler sur des projets de leurs choix.  

La retombée observée ? Une augmentation de l’innovation de 30 % en un an, venant confirmer l’influence de l’initiative sur la créativité et l’engagement soulevé par Mme Boilard.

D’autre part, permettre à la personne qui possède les compétences nécessaires pour prendre une décision de le faire en évitant le recours à un.e supérieur.e peut avoir un autre avantage : celui d’éviter les pertes de temps qui retardent l’action et donc, le flux de travail, soutient Julien Godefroy, formateur et auteur à l’origine du blogue Réussir son Management.  

« On va faire des gains de productivité et de temps, puisque la prise de décision va être plus rapide », relève l’expert.

Mettre en place des conditions favorables à la prise d’initiative

« Il faut soutenir la prise d’initiatives en misant sur le développement des compétences », relève le formateur et conférencier. Il faut s’assurer que l’employé.e possède les connaissances requises pour atteindre les objectifs visés lorsqu’il.elle prend des initiatives.

Cela passe souvent par une volonté librement exprimée. Il est donc incontournable d’écouter lorsqu’une personne verbalise le souhait de s’occuper d’une tâche de façon autonome, met-il de l’avant.

Or, dans un modèle de gestion plus directif, on laisse moins de place aux échanges touchant les tâches et responsabilités de chacun.e. « Lorsque les salarié.e.s ne peuvent pas s’exprimer, ils.elles ne peuvent pas s’engager », insiste M. Godefroy.

Ne pas sous-estimer l’essai-erreur

Le.la gestionnaire doit également accepter « de laisser de l’espace au chaos », les projets et les réalisations ne suivant pas toujours un cheminement linéaire, estime Mme Boilard.  

Valorisant elle-même la prise d’initiatives au sein de son entreprise, la spécialiste en ressources humaines est d’avis qu’il faut accorder le droit à l’erreur. « Si le personnel n’en fait pas, c’est qu’il ne sort pas de sa zone de confort et qu’il n’apprend rien. »  

« Les erreurs de prise de décision font également partie de l’expérience des salarié.e.s, il faut les accepter. Les individus vont apprendre grâce à celles-ci et s’améliorer », souligne Julien Godefroy.  

En cas de difficulté, le ou la gestionnaire peut fournir des conseils propices à une prise de décision plus efficace et adaptée aux circonstances. Voilà qui réitère l’importance de son encadrement et de son expertise auprès des membres de l’équipe.

L’initiative : un défi pour la collaboration ?

« Le problème avec l’initiative, c’est la collaboration avec les autres », soutient la formatrice en ressources humaines. Plusieurs projets vont être initiés, mais pas nécessairement de façon optimale.  

Comme chacun.e part avec sa propre idée et voudra faire avancer ses propres projets, ils ne seront pas toujours arrimés les uns aux autres, affirme-t-elle.

De plus, en l’absence d’une direction claire à suivre, certains seront parfois abandonnés en cours de route. Il peut en résulter une perte d’efficacité, ce qui aurait été évitable moyennant une meilleure planification.

Des contributions multiples au service d’un but commun

Pour Julien Godefroy, cela démontre bien l’importance de cadrer l’initiative en clarifiant l’objectif. « De cette façon, elle pourra être bien alignée avec le projet de l’entreprise. »  

On apprend, dans l’article Les effets de l’autonomie sur la satisfaction au travail, que « l’entreprise française Blablacar a mis en place des objectifs clairs tout en laissant à ses employé.e.s la liberté de déterminer comment les atteindre ». L’impact de cette mesure est palpable : l’organisation a constaté une augmentation de la créativité, mais aussi l’amélioration des performances de l’équipe.  

« Les gens doivent pouvoir s’exprimer et contribuer de façon collective à la prise de décision. Ils doivent se mettre autour d’une table pour se mettre d’accord sur une direction commune. »

- Julien Godefroy, formateur en management et auteur

Annie Boilard abonde en ce sens et mentionne qu’il faut « discuter, mais aussi travailler ensemble ».

Selon la présidente de Réseau Annie RH, cette direction commune suppose également de mettre en place une meilleure organisation du travail. « Cela implique de dire non à certains projets, ce qui peut causer de la frustration. Néanmoins, il s’agit d’un passage obligé pour collaborer de manière efficiente. »  

Autrement, elle avance qu’un trop grand nombre d’initiatives vont être lancées, sans donner de résultats concrets.

Les initiatives en cours seront probablement moins nombreuses, mais mieux coordonnées les unes aux autres. « Encadrer l’initiative dès le départ et établir une structure permettra que nos actions respectives soient enlignées vers un but commun. »

« La liberté de penser et de créer sera préservée, mais elle va être encadrée. Elle sera ne sera pas mise à profit pour faire avancer l’idée de chacun.e, mais plutôt pour faire progresser un projet qui a déjà été entériné et sur lequel les gens pourront travailler ensemble. »

- Annie Boilard - formatrice et conférencière en RH

L’experte en ressources humaines est catégorique : les attentes doivent être claires et il faut encourager les personnes à discuter et à partager l’information. Avoir des objectifs précis et concrets sera une base sur laquelle l’équipe pourra s’appuyer pour trouver des idées qui pourront fonctionner ensemble et demeurer pertinentes pour l’organisation.  

En cas de problème, Julien Godefroy est d’avis que la.le gestionnaire doit intervenir, afin d’accompagner tout le monde et de s’assurer que tous les gens concernés par l’initiative puissent participer à la prise de décision.  

« Il faut aussi faire preuve d’ouverture afin de pouvoir harmoniser nos initiatives avec celles des autres », soulève Mme Boilard, pour qui il est indispensable de faire des compromis sur plusieurs plans. « Il faut en faire sur sa personnalité, sa façon de collaborer, ses projets, mais aussi sur les initiatives que l’on souhaiterait prendre. »

L’initiative encadrée pour des résultats tangibles

Une culture d’entreprise favorisant l’initiative suscite un meilleur engagement du personnel, un des piliers de l’innovation. Se traduisant par un plus grand degré de satisfaction à l’égard du travail, elle implique tout de même l’établissement d’objectifs clairement définis afin que la main-d'œuvre cerne bien les attentes et contribue au succès de l’organisation.

Aux premiers abords, son encadrement semble constituer un frein à son élan. Toutefois, il s’agit plutôt d’un chemin à suivre pour qu’elle puisse porter fruit.