Optimisation des priorités au travail avec Eisenhower & Herzberg
Au cœur du management contemporain se trouvent deux gemmes : la matrice d'Eisenhower, qui démêle l'urgent de l'important, et la matrice de Herzberg, qui dévoile les clefs de la motivation profonde. C'est le mariage de la sagesse stratégique avec l'intelligence émotionnelle.
L'adoption de ces outils est un pas de géant dans la construction d'une culture d'entreprise où l'efficacité rencontre la passion, où la résilience devient un réflexe collectif. Chaque projet devient un tableau, chaque défi une chance de briller.
Embrasser ces principes, c'est initier une révolution silencieuse des pratiques managériales, une qui façonne des leaders inspirant.e.s et des équipes qui ne connaissent pas la tiédeur de la demi-mesure.
La matrice d'Eisenhower : prioriser pour performer
Genèse de la méthode Eisenhower : hommage à « Ike »
La matrice d'Eisenhower trouve ses racines dans la riche carrière de Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis et vétéran militaire émérite. Surnommé « Ike », il a su tirer profit de ses 35 années d'expérience dans l'armée, notamment en tant que commandant des forces alliées en Europe durant la Seconde Guerre mondiale et architecte du débarquement de Normandie en 1944.
Élu président en 1952 et réélu en 1956, il a partagé, lors d'un discours en 1954, une citation marquante du Dr J. Roscoe Miller : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important ». Cette philosophie a donné naissance à la méthode Eisenhower, par la suite conceptualisée en matrice et démocratisée par Stephen Covey dans « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent ».
La matrice d'Eisenhower : un outil de gestion du temps éprouvé
Également appelée matrice d'urgence-importance, elle est un outil incontournable de gestion du temps. Elle propose de classer les tâches en quatre catégories basées sur leur degré d'urgence et d'importance :
- Urgent et important : à faire immédiatement.
- Non urgent et important : à planifier.
- Urgent et non important : à déléguer.
- Non urgent et non important : à éliminer ou reporter.
Application pratique
Un.e chef.fe de projet dans une agence de communication envisage d’utiliser la matrice d'Eisenhower pour optimiser la gestion des diverses missions et responsabilités.
1. LISTER LES TÂCHES
Il s'agit de noter toutes les tâches en cours, sans en omettre aucune, quelle que soit leur ampleur ou leur apparente simplicité. Une fois cette liste établie, chaque tâche doit être évaluée en se posant deux questions cruciales :
2. EST-ELLE URGENTE ? EST-ELLE IMPORTANTE ?
Exemples de tâches potentielles :
- Préparer la présentation du projet pour un.e client.e important.e le lendemain.
- Répondre aux courriels des client.e.s.
- Organiser la réunion d'équipe de la semaine suivante.
- Rechercher un nouveau fournisseur pour les impressions.
- Actualiser le planning du projet.
- Rédiger et expédier le compte-rendu de la dernière réunion.
- Organiser une séance de brainstorming pour un nouveau projet.
- Réparer le photocopieur défectueux.
3. FAIRE (IMPORTANT ET URGENT)
Ces tâches sont prioritaires et nécessitent une action immédiate car elles sont cruciales pour le succès des projets. Exemples :
- Préparer la présentation pour le.la client.e important.e le lendemain : une préparation adéquate est essentielle pour influencer positivement le futur du projet.
- Organiser une séance de brainstorming pour un nouveau projet : si le temps presse, il est crucial de générer des idées rapidement.
4. DÉLÉGUER (URGENT MAIS NON IMPORTANT)
Ces tâches requièrent une réalisation rapide, mais ne nécessitent pas forcément de compétences spécifiques ou une attention particulière. Exemples :
- Répondre aux courriels des client.e.s : cette tâche peut être confiée à un.e assistant.e ou à un.e membre junior de l'équipe.
- Réparer le photocopieur défectueux : sauf compétence particulière en réparation, il serait plus judicieux de faire appel au service de maintenance.
5. PLANIFIER (IMPORTANT MAIS NON URGENT)
Ces tâches sont essentielles pour le succès à long terme des projets et nécessitent une planification, sans pour autant requérir une action immédiate. Exemples :
- Organiser la réunion d'équipe de la semaine suivante : bien que non urgent, planifier cette réunion en amont assure une organisation efficace.
- Chercher un nouveau fournisseur pour les impressions : consacrer du temps à cette recherche peut s'avérer économique et bénéfique à long terme.
- Actualiser le planning du projet : cela permet de rester organisé.e et de prévoir les prochaines étapes.
6. ÉLIMINER (NON URGENT ET NON IMPORTANT)
Ces tâches peuvent sembler nécessaires, mais elles n’apportent en réalité qu'une contribution minime aux objectifs et peuvent souvent être écartées sans conséquence. Exemples :
-
Rédiger et envoyer le compte-rendu de la dernière réunion : si les points essentiels ont déjà été communiqués et discutés, cette tâche pourrait être superflue.
En appliquant la Matrice d'Eisenhower de cette manière, la personne optimise son efficacité, concentrant énergie et temps là où ils sont le plus nécessaires.
Laura Ducharme, Directrice générale chez MAÏKANA, partage son expérience personnelle sur l'utilisation de la matrice d'Eisenhower pour éviter la surcharge mentale. Elle décrit comment cet outil l'a aidée à mieux gérer son temps et ses responsabilités en quatre étapes clés dans un post LinkedIn.
Conseils et options : au-delà de la matrice d'Eisenhower
Bien que plébiscitée, elle n'est pas exempte de critiques. La subjectivité peut brouiller la frontière entre l'urgent et l'important, et la tentation de négliger des tâches essentielles sous prétexte qu'elles ne semblent ni urgentes ni importantes est réelle.
Pour ceux qui ressentent une certaine appréhension à l’idée de s’en remettre entièrement à la matrice d'Eisenhower, voici deux alternatives qui pourraient s’avérer judicieuses :
Technique Kanban
Issue de l’univers de la production industrielle et popularisée par Toyota, la méthode Kanban se veut visuelle et intuitive. Elle repose sur l’utilisation de tableaux et de cartes pour visualiser le flux de travail, du commencement à la conclusion d'une tâche.
Les tâches sont réparties en trois catégories : à faire, en cours, et fait. C’est un moyen efficace de garder un œil sur l’avancement des projets et de s’assurer qu’aucune tâche ne tombe dans l’oubli.
Méthode OKR (Objectives and Key Results)
Cette méthode, adoptée par des géants tels que Google, vise à définir des objectifs clairs et mesurables, assortis de résultats clés qui servent de balises pour mesurer le succès. Les OKR encouragent la fixation d'objectifs ambitieux, tout en gardant une traçabilité claire des progrès réalisés. C’est un excellent moyen de concilier vision à long terme et actions quotidiennes.
Herzberg décodé : clés de la motivation au travail
Un hommage à la dualité de la motivation
Au cœur des théories de gestion du personnel se trouve un principe fondamental, découvert et illustré par le psychologue Frederick Herzberg dans les années 1950. Sa recherche transcendantale sur la satisfaction au travail a posé les jalons d'un modèle qui demeure pertinent à ce jour : la matrice de Herzberg, aussi connue sous le nom de la Théorie des deux facteurs.
Ce n'est pas seulement un hommage à Herzberg, mais aussi une reconnaissance de la dualité complexe de la motivation humaine.
La matrice de Herzberg : une perspective bipolaire sur la motivation
Dans son essence, elle sépare les facteurs en deux catégories distinctes : les facteurs d'hygiène et les facteurs de motivation.
Les premiers sont essentiels pour éviter l'insatisfaction au travail, tandis que les seconds sont cruciaux pour stimuler la satisfaction et la motivation intrinsèque.
1. Facteurs d'hygiène : éléments nécessaires pour éviter l'insatisfaction, par exemple, la sécurité de l'emploi, le salaire, les conditions de travail.
Stratégies : assurer un environnement de travail sécurisé et équitable..
2. Facteurs de motivation : éléments qui, lorsqu'ajoutés, créent une véritable satisfaction, tels que la reconnaissance, l'accomplissement et la croissance professionnelle.
Stratégies : fournir des opportunités d'avancement et de développement personnel.
Application pratique
Imaginons une PME technologique florissante, où l'innovation et l'engagement des employé.e.s sont primordiaux. La direction se tourne vers la matrice de Herzberg pour maximiser la motivation et minimiser l'insatisfaction. Voici comment ils pourraient appliquer ce modèle :
1. LISTER LES FACTEURS
La direction commence par lister tous les facteurs pouvant influencer la motivation des employé.e.s, des plus basiques aux plus élevés, en évaluant leur présence ou absence au sein de l'entreprise.
2. AMÉLIORER (FACTEURS D'HYGIÈNE)
Pour éviter toute insatisfaction, la PME veille à :
- Assurer des salaires compétitifs et des conditions de travail optimales;
- Instaurer une politique de sécurité de l'emploi.
3. STIMULER (FACTEURS DE MOTIVATION)
Pour booster la motivation, l'entreprise se concentre sur :
- La reconnaissance des efforts et succès individuels et collectifs;
- L'encouragement de l'avancement professionnel et de l'apprentissage continu;
- La promotion d'une culture du travail où les défis sont valorisés et les réussites célébrées.
4. RÉSULTATS ATTENDUS
En se concentrant sur les besoins non satisfaits des employé.e.s (facteurs d'hygiène) et en cherchant à enrichir leur expérience de travail (facteurs de motivation), la startup espère atteindre une satisfaction et une motivation durable au sein de son équipe.
Herzberg nous a enseigné que la clé d'une main-d'œuvre motivée ne réside pas seulement dans l'élimination des aspects négatifs du travail, mais dans la promotion et le renforcement des aspects positifs. En adoptant cette matrice, non seulement la PME peut espérer une réduction du turnover, mais également une augmentation de la productivité et de l'innovation, propulsant ainsi l'entreprise vers de nouveaux sommets.
Herzberg en action: vers une motivation et un engagement durable
L'application de cette matrice est un voyage continu, pas une destination fixe. C'est un processus d'évaluation, d'ajustement et de développement qui, lorsqu'il est intégré dans la culture d'une entreprise, peut conduire à une force de travail véritablement engagée et motivée.
La méthode nous rappelle que comprendre les besoins humains est complexe, mais dans cette complexité réside la possibilité de créer un environnement de travail où chacun peut prospérer.
Thierry Streel, Manager de Transition, partage une ressource qui révèle les joyaux du management moderne. Parmi eux, la matrice de Herzberg est mise en avant pour son approche fine des leviers de motivation. Il va au-delà des traditionnels top 10 en proposant une collection de 13 outils judicieusement choisis pour leur capacité à apporter flexibilité et adaptabilité aux managers d'aujourd'hui.
Cette panoplie, qui s'étend de la conduite du changement selon Kotter jusqu'à la gestion des conflits, en passant par la complémentarité des rôles selon Belbin, est conçue pour naviguer à travers 99% des défis managériaux — une efficacité confirmée à l'échelle mondiale, dans diverses cultures et secteurs.
Cet assortiment souligne un principe fondamental : quelle que soit la complexité de la situation, disposer des bons outils et maîtriser leur utilisation est essentiel.