Les outils de la digitalisation RH : le Québec en bonne position
Gain en termes de temps, de personnel, d’efficacité, la numérisation des outils RH est le tournant à ne pas manquer. Peu d’entreprises ayant un tant soit peu une vision d’avenir seraient prêtes à le nier. Néanmoins, ce virage numérique n’est pas à aborder sans avoir préalablement analysé les offres présentes sur le marché (et plus spécifiquement, sur le marché québécois) adaptées aux réalités, notamment légales, des entreprises. Voici une entrée en matière synthétique, premier pas vers une prise de décision éclairée. Simple et pratique !
Du 19e siècle où la mission des ressources humaines se résumait à superviser la productivité des ouvriers, aux années 90 où la fonction RH se met à considérer le développement des compétences professionnelles, le coût et l’évolution de la main-d’œuvre, la gestion des ressources humaines n’a cessé d’évoluer.
Ces dernières années, confrontées aux pénuries de personnel, aux changements organisationnels qu’a entrainés la pandémie tels que le télétravail et à l’émergence de la notion de « l’expérience travail », les RH ont dû s’adapter rapidement en intégrant des méthodes de travail innovantes.
Au vu de la large palette des tâches RH, le recours à ces outils issus du numérique s’est peu à peu imposé en tant que solution salvatrice. Cependant, vouloir n’est pas toujours pouvoir : entre un SAAS, un SIRH ou un jeu d’applications, le choix n’est pas chose aisée.
Toutefois, pas de panique : Pratiques RH vous propose un petit passage en revue des diverses propositions existantes et de leurs déclinaisons adaptées au marché québécois.
Faciliter le recrutement et le sourcing
Au premier rang des bénéficiaires de la digitalisation, le secteur du recrutement, particulièrement tributaire d’actions chronophages et répétitives, est à même d’apprécier l’automatisation des tâches contrôlée par un ATS (Applicant Tracking System) ou Système de Suivi des Candidats.
Les logiciels ATS à la loupe
Comme la traduction de son nom en français l’indique, le système de suivi des candidats permet de piloter, via un seul et même dispositif, l’entièreté du processus de recrutement. Divisé en deux types, il peut se présenter sous forme de logiciel hébergé en local, accessible par le biais de la connexion à un serveur interne ou sous forme de SAAS (ou software dématérialisé) hébergé sur le Cloud, système infonuagique. Les fonctions couvertes par un ATS sont multiples :
- Diffusion simultanée des offres d’emploi sur le site de l’entreprise, les sites d’emploi et les réseaux sociaux ;
- Réception et tri des candidatures grâce à l’élaboration d’une liste de mots-clés et l’activation de filtres capables de déterminer le niveau de compatibilité des candidat.e.s (sourcing) ;
- Émission de réponses personnalisées afin de préserver l’image de marque de l’entreprise ;
- Création d’une CVthèque ;
- Automatisation des communications (courriels, rappels pour les entretiens) ;
- Gestion des envois et de la réception des documents administratifs ;
- Préparation du parcours d’intégration (ou onboarding ).
Un outil de recrutement à la portée de tous
Apparu dans les années 90, l’ATS s’adressait alors aux grandes entreprises et aux agences de recrutement susceptibles d’avoir à traiter de forts volumes de candidatures. La réalité des entreprises évoluant, il s’est révélé comme étant aussi un outil de grande utilité pour les PME et TPE, le plus souvent dépourvues d’un département RH apte à couvrir toutes les facettes du recrutement.
Démocratisée, l’offre ATS s’est de nos jours élargie afin de s’ajuster au nombre d’options et d’utilisateurs entrainant l’ouverture sur une gamme de prix accessibles aux petites structures qui peut démarrer à 99$ par mois pour un abonnement basique.
Gestion des ressources humaines : l’incontournable SIRH
Ayant pour cœur de fonction le traitement des paies, le SIRH ou Système d’information ressources humaines fédère un ensemble d’outils dévolus à la gestion RH tels que :
- L’acquisition de talents ;
- La gestion organisationnelle ;
- La gestion du temps de travail ;
- Les formations ;
- La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences ;
- Le onboarding.
Flexible, des fonctionnalités peuvent y être intégrées à la carte, à l’instar d’un module d’amélioration du bien-être au travail ou de gestion des relations de travail. Au travers de la production de rapports, le SIRH fait figure de véritable tableau de bord tant au niveau de l’organisation de l’entreprise qu’au niveau des salarié.e.s : apte à fournir une véritable cartographie du parcours d’un.e employé.e, le système suit la personne de son embauche à son départ.
Facilitateur bicéphale
En centralisant les informations et en automatisant les opérations, le SIRH homogénéise l'ensemble des protocoles de l'organisation, renforce l'efficacité des RH et fluidifie la communication. Car contrairement à l’ATS, c’est un système à double usage : GRH pour les administrateur.trice.s et gestion des demandes d’absences, de congés, accès au bulletin de paie, etc. pour le ou la salarié.e. Généralement tarifé au mois, l’abonnement de base se situe aux alentours des 11$ par utilisateur.
Pour aller plus loin
- Capterra.ca, moteur de recherche gratuit, aide les entreprises à trouver le logiciel qu’il leur faut : une mine d’informations !
- Le petit glossaire de la digitalisation RH
- Les tendances technologiques majeures au Canada en 2022
Employeur D : une solution robuste et performante
Ne se considérant pas comme un SIRH car n’offrant pas de modules de recrutement, d’accompagnement à l’intégration ou de formation, la plateforme de traitement de paie Employeur D de Desjardins n’en est pas moins une solution facilitatrice multifonction. En effet, outre la gestion de la paie, la plateforme donne accès à une série de solutions complémentaires permettant d’assurer une efficacité opérationnelle dans la gestion du personnel. La solution GHR, en particulier, au travers de la fonction de renseignements RH permet de centraliser l’ensemble des informations concernant les ressources de l’organisation.
Au nombre de ses atouts, la possibilité de gérer de façon fine les profils présents en entreprise au travers, par exemple, de la progression salariale, de l’inscription et le suivi des formations, de la génération automatique du rapport de dépenses, de l’approbation des congés, jusqu’à la consignation du matériel à rendre en cas de départ du ou de la salarié.e.
Transfert de données API
Technologiquement pensée pour être compatible (dans la mesure de leurs spécificités) avec les logiciels utilisés par l’entreprise grâce aux API, la plateforme Employeur D est apte à aller chercher les données et à les transférer afin de générer le nouveau dossier en évitant, de ce fait, la double saisie.
Grâce à la possibilité de créer des accès segmentés et sécurisés, le compartimentage est facile à mettre en place et permet la création d’une entrée propre aux membres du personnel désirant déposer leurs demandes de congés, de maladies, etc.
Adaptée à toutes les provinces et à tous les secteurs
Élaborée dans une vision pancanadienne, la solution proposée par Desjardins assure à ses utilisateur.trice.s une totale conformité légale en matière de bulletins de salaire ou d’imposition et ce, quelle que soit la province. Au fait de plusieurs spécificités sectorielles du Québec et de leurs mises à jour, la plateforme automatise des opérations répétitives telles que l’envoi de rapports à la CCQ pour le secteur de la construction ou la prise en compte des pourboires en restauration.
Un service client de première classe
Hormis les outils intrinsèques à la plateforme telles les notifications de tâche par courriel ou sur cellulaire, l’efficacité de la plateforme Employeur D s’étend au-delà de l’accessibilité aux données de partout et en tout temps (technologie infonuagique) grâce à l’accompagnement client de Desjardins. En veille constante, l’équipe dédiée assure non seulement le service technique mais aussi les conseils d’ordre légal tandis que certains clients peuvent bénéficier d’un support de deuxième niveau.
Économie et simplicité avec les SAAS
Dans l’univers des logiciels, les solutions infonuagiques ou SAAS tendent à devenir la norme. Et pour cause, les avantages qu’elles présentent sont multiples : pas d’achat de licence mais utilisation par abonnement, hébergées sur le Cloud donc accessibles dès lors qu’une connexion internet est à portée, sans coût de maintenance ou d’hébergement.
Bel exemple de créativité québécoise, la plateforme SAAS multilingue BlueKanGo offre aux utilisateur.trice.s un très large éventail d’applications dont la fonction première est la numérisation des données. Ne nécessitant pas de serveur, elle fait figure d’outil facilitateur quelle que soit la taille de l’entreprise et vient à la rescousse des TPE/ PME ne disposant ni de services spécifiquement RH, ni de services IT.
Un coordonnateur numérique omniprésent
S’agissant des ressources humaines, la plateforme propose de digitaliser et de sécuriser le long processus de onboarding, la supervision des stages et de l’accueil des étudiants, le parcours formateur des collaborateurs, les AT/MP et invalidités et la SST. À l’aide de la connexion API au système de gestion RH déjà en place dans l’entreprise, les flux de travail sont fluidifiés, les workflows numérisés sont pérennes et la perte de document entre les différents acteurs évitée. Complètement personnalisable, la plateforme s’adapte aux capacités technologiques de chaque employé, lui permettant de communiquer en tant réel sur ses difficultés ou ses demandes : une expérience employé.e bonifiée grâce à laquelle la fidélisation de la main-d’œuvre est consolidée.
Les RH en pleine évolution
On l’aura compris, les options de numérisation des outils RH créés au Québec et pour le Québec sont nombreuses et de qualité. Pensées à l’échelle pancanadienne, elles sont néanmoins très orientées sur la couverture des besoins spécifiques des entreprises québécoises, lesquelles, de la TPE à la multinationale, franchissent allègrement le pas de la digitalisation des services RH.
Mais à l’heure où l’usage de ces nouvelles technologies en GRH semble faire consensus, un joueur d’une autre catégorie perce sur le marché des facilitateurs : l’intelligence artificielle. Reçue avec méfiance et soulevant de nombreuses interrogations, l’IA saura-t-elle convaincre qu’avec elle, le H d’humain n’est pas menacé d’obsolescence programmée ? À lire dans un prochain article !