Faut-il externaliser les services RH ?

09-06-2023
L’externalisation des RH : une bonne idée ?
Rédigé par :
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Marilyn Bouchain
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Externaliser les services RH

Que ce soit parce que l’entreprise est trop petite, parce qu’au contraire, elle est trop grosse, par souci de transparence et pour contrer le favoritisme, l’externalisation a ses avantages : le choix est à faire selon les critères de l’organisation.

Selon l'étude à l’échelle mondiale de la société spécialisée Technavio, le marché de l’externalisation des RH devrait connaître une croissance de 10,90 milliards de dollars d’ici 2026. Sachant qu’en Europe, d’après les données colligées par les cabinets Pixid et Act-On Group, 40 % des entreprises allemandes, 37 % des suisses, 36 % des autrichiennes et 35 % des belges accepteraient de confier un ou plusieurs services RH à un prestataire et que l’Amérique du Nord représentera à elle seule 56% de cette progression, la pratique semble avoir le vent en poupe.

Pourquoi ? Quels en sont les avantages ? Étayé par l’expertise d’Arianne Valois, consultante en ressources humaines chez Inova Solution RH, Pratiques RH vous propose un tour de la question résumé mais instructif !

Les fonctions RH les plus externalisées

Connaissez-vous la règle des 4C ? Elle permet de déterminer le quota d’ « externabilité » d’une fonction RH. Un outil d’évaluation utile certes, mais s’interroger sur le type de fonctions RH les plus concernées par l’externalisation est tout aussi pertinent. Susceptible d’aider une entreprise en réflexion à déterminer ses propres besoins, c’est une démarche instructive.

Bien que toute règle puisse avoir sa clause spéciale, la plupart des activités en sous-traitance complète ou partielle relèvent de l’administratif et ont un fort caractère chronophage, à savoir :

  • La gestion de la paie, des horaires, des notes de frais, du temps et des congés
  • Le recrutement 
  • La formation
  • La mise en place d’un SIRH
  • Le conseil juridique
  • Les évaluations
  • L’administration du personnel

Différents types d'externalisation

L’externalisation n’est pas un bloc monolithique doté d’une seule et unique composante ! Cette pratique peut se décliner sur différents modèles que voici :

Le consulting

Le consulting intervient dans le cadre d’une problématique RH identifiée telle que, entre autres, la mise en place d’un SIRH ou de mesures d’équité salariale. Le.la consultant.e ou le cabinet va poser un diagnostic, élaborer un ensemble d’actions et vérifier les résultats.

L’intervention in situ

Cette option permet de profiter de la présence en entreprise du consultant quelques jours par semaine ou par mois. Modulable selon la charge de travail, elle offre l’avantage de mettre l’intervenant en prise directe avec l’entreprise, sa culture et sa dynamique.

L’infogérance

L'infogérance concerne l'externalisation informatique et consiste à déléguer la gestion du SI (système informatique) à un.e prestataire spécialisé.e. 

La sous-traitance

À l’inverse du consulting, la sous-traitance s’inscrit dans la durée. Elle permet de se décharger d’une ou de plusieurs fonctions RH en les confiant à un.e prestataire externe et expert.e.

Des avantages pour l’entreprise

S’il s’avère que les grandes entreprises disposant d’un département RH nanti de toutes les ressources nécessaires cherchent principalement à se délester des tâches récurrentes, les PME moins pourvues n’hésitent pas à solliciter les cabinets RH pour d’autres raisons.

L'accès à des expertises RH

En tête de file des motivations connues, Arianne Valois, consultante en ressources humaines, identifie l’opportunité de bénéficier d’expertises pointues : « Le premier avantage que je nommerais, c’est la possibilité d’avoir accès à des spécialistes alors que la personne en charge des RH est un.e généraliste ou quelqu'un qui ne va s'occuper que du recrutement parce que c'est un enjeu d’actualité. »

Une diminution de la charge de travail permettant de se concentrer sur de la stratégie (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, négociation sociale, etc.) est aussi souvent citée par les entreprises. De même, l’assurance d’être en conformité législative grâce au prestataire externe est évoquée : « Quand une entreprise est en croissance, standardiser, mettre en place des outils, s'assurer d'avoir des politiques qui répondent aux exigences des lois du gouvernement en matière, par exemple, de santé et sécurité est important."

Ou encore en matière d’obligations relatives au harcèlement : « Il arrive que l’employeur.se n’ait pas de politique, qu’elle soit écrite sur un coin de table ou qu’elle ne soit pas partagée avec les employé.e.s alors que c’est une obligation légale : le.la consultant.e va clarifier les choses. » explique A.Valois.  

Réduire les coûts dus à la GRH

Consciente des freins que peut constituer le financement d’une externalisation, l’experte RH s’empresse de préciser : « Certaines personnes vont penser que cette démarche va entraîner des surcoûts trop importants. Il faut savoir peser le pour et le contre : ces dépenses occasionnées par un projet donné seront, la plupart du temps, de courte durée. »

Et d’évoquer les aides et prises en charge disponibles, notamment du côté de Services Québec. : « Il existe une belle collaboration entre Services Québec, les consultant.e.s en ressources humaines et les entreprises pour permettre à ces dernières de se développer puis de performer. Grâce à cet accompagnement, la réduction des coûts est possible. »

 

Contenu supplémentaire

Les subventions disponibles pour le développement des fonctions RH des PME

Du côté de Service Québec, des subventions sont proposées, entre autres, pour :

  • Le diagnostic d'entreprise
  • L'accompagnement de gestion (coaching)
  • La mise sur pied d'un comité de concertation
  • Le soutien en gestion des ressources humaines

Quant au Conseil québécois des commerces de détail, il offre un programme complet d'accompagnement aux commerces de détail.

Garantir l’impartialité des ressources humaines

Autre réalité bien présente en entreprise, la problématique de la partialité dans la gestion des RH est soulevée par la consultante : " Il est parfois difficile se montrer impartial dans les conflits de travail, les congédiements ou les mises à pied. Les consultant.e.s sont en mesure d’appréhender les situations en toute neutralité et de guider l’entreprise. Pour en revenir au harcèlement, j’ai été amenée plusieurs fois à faire des enquêtes pour déterminer, non seulement, ce qui s’est passé mais aussi comment ce genre de situation peut être évité, puis comment les dommages peuvent être réparés. »

Les inconvénients du outsourcing

Suivant les lois de l’univers (ou de la numismatique !), toute médaille a son revers. Les avantages de l’externalisation ou outsourcing sont contrebalancés par certains inconvénients :

Inconvénient 1 : la perte des compétences

Comme l’indique A.Valois, les entreprises en pleine croissance vont inévitablement devoir passer du consultant externe à l’ouverture d’un poste en interne. Cependant, les informations récoltées et la méthodologie du travail effectué dans le cadre d’un mandat externe ne doivent pas se perdre : « Pour ma part, j'essaie d'être transparente et de collaborer avec les membres de l'entreprise. Mon but est d’opérer un transfert de compétences à la personne qui prend le relai. Je la forme en l’accompagnant de la manière la plus fluide possible pour essayer d’éviter cette déperdition. »

Inconvénient 2 : le manque de réactivité

Induit par la dépendance de l’entreprise à son prestataire, le temps de réaction peut s’avérer catastrophique : un bug dans le SIRH utilisé par la firme sous-traitante pour la gestion de la paie ? Plus personne en interne capable de prendre le relai ? Pas de salaire en temps voulu pour des salariés assurément mécontents ! Prévoir de garder à jour les compétences internes qui ne sont plus sollicitées ou un « prestataire de secours » serait judicieux…

Inconvénient 3 : la perte de contrôle

Bien évidemment, avoir recours à un sous-traitant implique de s’en remettre à son système de vérification. En cas d’erreurs, l’entreprise n’est pas en mesure de les détecter en amont et ne peut qu’en subir les conséquences.

Inconvénient 4 : la dépendance

Que ce soit parce les tarifs ont augmenté ou parce que les services ne sont plus satisfaisants, la passation à un.e autre consultant.e ou cabinet n’est pas anodine. Non seulement ce dernier va devoir se familiariser avec les procédés de son nouveau client (perte de temps, ajustements) mais la récupération de toutes les informations auprès du.de la précédent.e prestataire n’est pas toujours garantie. Une clause dans le contrat spécifiant les modalités de retour des documents (délais prévus et liste exhaustive) est à penser avant signature.  

Inconvénient 5 : la perte du sentiment d’appartenance

Tenté.e par une externalisation totale des services RH ? Attention : l’expérience employé.e risque d’en pâtir. En effet, outre leurs fonctions de gestion administrative (paie, temps, etc.) et de stratégie, les RH restent les interlocuteur.trice.s privilégié.e.s des employé.e.s et le cœur battant de l’entreprise. La fidélisation des talents passe par une relation de proximité, une écoute personnalisée, notamment au niveau du développement des compétences et des parcours de formation. Une gestion des talents externalisée peut mener à une déshumanisation des approches et à une automatisation contre-productive. L’impression d’évoluer dans un univers kafkaïen peut en démotiver plus d’un, le turn-over n’est pas loin… Sans compter que le temps de travail du.de la prestataire se partage entre plusieurs clients.

Évolution ou passade ?

À l’évidence, la question de savoir s’il faut externaliser les ressources humaines n’a pas de réponse universelle : à l’aune de ses propres besoins, ressources et culture chaque entreprise déterminera quelle est la formule qui lui convient. Complète ou hybride, cette solution a de quoi convaincre par sa souplesse et la réduction des coûts qu’elle propose… ou rebuter les entreprises attachées au plein contrôle de l’ensemble de leurs services.

Il n’en reste pas moins que de nombreux.se.s observateur.trice.s du monde du travail confirment la montée de l’externalisation et voit en elle l’avenir des RH… À surveiller donc !