Faut-il externaliser les services RH ?

Que ce soit parce que l’entreprise est trop petite, parce qu’au contraire, elle est trop grosse, par souci de transparence et pour contrer le favoritisme, l’externalisation a ses avantages : le choix est à faire selon les critères de l’organisation.

Selon l'étude à l’échelle mondiale de la société spécialisée Technavio, le marché de l’externalisation des RH devrait connaître une croissance de 10,90 milliards de dollars d’ici 2026. Sachant qu’en Europe, d’après les données colligées par les cabinets Pixid et Act-On Group, 40 % des entreprises allemandes, 37 % des suisses, 36 % des autrichiennes et 35 % des belges accepteraient de confier un ou plusieurs services RH à un prestataire et que l’Amérique du Nord représentera à elle seule 56% de cette progression, la pratique semble avoir le vent en poupe.

Pourquoi ? Quels en sont les avantages ? Étayé par l’expertise d’Arianne Valois, consultante en ressources humaines chez Inova Solution RH, Pratiques RH vous propose un tour de la question résumé mais instructif !

Les fonctions RH les plus externalisées

Connaissez-vous la règle des 4C ? Elle permet de déterminer le quota d’ « externabilité » d’une fonction RH. Un outil d’évaluation utile certes, mais s’interroger sur le type de fonctions RH les plus concernées par l’externalisation est tout aussi pertinent. Susceptible d’aider une entreprise en réflexion à déterminer ses propres besoins, c’est une démarche instructive.

Bien que toute règle puisse avoir sa clause spéciale, la plupart des activités en sous-traitance complète ou partielle relèvent de l’administratif et ont un fort caractère chronophage, à savoir :

• La gestion de la paie, des horaires, des notes de frais, du temps et des congés
• Le recrutement 
• La formation
• La mise en place d’un SIRH
• Le conseil juridique
• Les évaluations
• L’administration du personnel

Différents types d'externalisation

L’externalisation n’est pas un bloc monolithique doté d’une seule et unique composante ! Cette pratique peut se décliner sur différents modèles que voici :

Le consulting

Le consulting intervient dans le cadre d’une problématique RH identifiée telle que, entre autres, la mise en place d’un SIRH ou de mesures d’équité salariale. Le.la consultant.e ou le cabinet va poser un diagnostic, élaborer un ensemble d’actions et vérifier les résultats.

L’intervention in situ

Cette option permet de profiter de la présence en entreprise du consultant quelques jours par semaine ou par mois. Modulable selon la charge de travail, elle offre l’avantage de mettre l’intervenant en prise directe avec l’entreprise, sa culture et sa dynamique.

L’infogérance

L'infogérance concerne l'externalisation informatique et consiste à déléguer la gestion du SI (système informatique) à un.e prestataire spécialisé.e. 

La sous-traitance

À l’inverse du consulting, la sous-traitance s’inscrit dans la durée. Elle permet de se décharger d’une ou de plusieurs fonctions RH en les confiant à un.e prestataire externe et expert.e.

Des avantages pour l’entreprise

S’il s’avère que les grandes entreprises disposant d’un département RH nanti de toutes les ressources nécessaires cherchent principalement à se délester des tâches récurrentes, les PME moins pourvues n’hésitent pas à solliciter les cabinets RH pour d’autres raisons.

L'accès à des expertises RH

En tête de file des motivations connues, Arianne Valois, consultante en ressources humaines, identifie l’opportunité de bénéficier d’expertises pointues : « Le premier avantage que je nommerais, c’est la possibilité d’avoir accès à des spécialistes alors que la personne en charge des RH est un.e généraliste ou quelqu'un qui ne va s'occuper que du recrutement parce que c'est un enjeu d’actualité. »

Une diminution de la charge de travail permettant de se concentrer sur de la stratégie (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, négociation sociale, etc.) est aussi souvent citée par les entreprises. De même, l’assurance d’être en conformité législative grâce au prestataire externe est évoquée : « Quand une entreprise est en croissance, standardiser, mettre en place des outils, s'assurer d'avoir des politiques qui répondent aux exigences des lois du gouvernement en matière, par exemple, de santé et sécurité est important."

Ou encore en matière d’obligations relatives au harcèlement : « Il arrive que l’employeur.se n’ait pas de politique, qu’elle soit écrite sur un coin de table ou qu’elle ne soit pas partagée avec les employé.e.s alors que c’est une obligation légale : le.la consultant.e va clarifier les choses. » explique A.Valois.  

Réduire les coûts dus à la GRH

Consciente des freins que peut constituer le financement d’une externalisation, l’experte RH s’empresse de préciser : « Certaines personnes vont penser que cette démarche va entraîner des surcoûts trop importants. Il faut savoir peser le pour et le contre : ces dépenses occasionnées par un projet donné seront, la plupart du temps, de courte durée. »

Et d’évoquer les aides et prises en charge disponibles, notamment du côté de Services Québec. : « Il existe une belle collaboration entre Services Québec, les consultant.e.s en ressources humaines et les entreprises pour permettre à ces dernières de se développer puis de performer. Grâce à cet accompagnement, la réduction des coûts est possible. »