Outiller votre personnel sur le droit à la déconnexion
La situation vécue en raison de la COVID-19 et du confinement a demandé à beaucoup d’entreprises de favoriser le travail à distance et ce, alors que certaines l’ont expérimenté pour la première fois. Puisque plusieurs personnes reçoivent maintenant des alertes et des courriels professionnels en temps réel sur leur téléphone mobile, la proximité du travail défie dorénavant les règles de la présence physique.
En outre, en raison des technologies de l’information, les employé.e.s ont continuellement accès à tout le nécessaire pour faire leur travail, ce qui engendre une hyperconnectivité.
Au Québec, aucune norme ne permet d’établir la durée maximale quotidienne ou hebdomadaire de travail. En tant qu’employeur, comment pouvez-vous favoriser le droit à la déconnexion?
Préconisez une bonne hygiène virtuelle
Il est commun d’entendre parler de saine hygiène de vie et de routine à préconiser : sommeil, alimentation, organisation, etc. Il existe la contrepartie numérique de ces saines habitudes. En effet, vous pouvez suggérer à votre équipe d’organiser leur journée avec des limites d’heures de travail, à limiter les alertes ou à utiliser le mode « ne pas déranger » de leur téléphone pendant les réunions ou les moments de concentration.
Également, le mode « avion » du cellulaire est un autre moyen permettant de favoriser la concentration puisqu’il bloque les alertes.
Envoyez des courriels durant les heures de bureau
L’employeur peut demander à l’équipe TI de couper l’accès aux courriels en dehors des heures de bureau ou éviter d’envoyer des messages au-delà de certaines heures. Il est aussi possible de programmer les messages pour qu’ils soient envoyés et donc reçus durant les heures de bureau. Ce faisant, l’employeur peut laisser la flexibilité aux employé(e)s de répondre à l’heure qui leur plaît, tout en diminuant l’hyperconnectivité au travail.
Cette technique démontre également que vous prévoyez qu’il y aura un délai avant d’obtenir une réponse de leur part, ce qui peut diminuer leur niveau de stress.
Valorisez les temps de pauses
Incitez les employé.e.s à prendre de vrais temps de pause sur l’heure du dîner et durant la journée.
Voici quelques idées pour aider les à décrocher : marcher à l’extérieur sans cellulaire, prendre un café avec un.e collègue – virtuel ou non –, méditer, faire du sport, faire une micro-sieste, etc. L'important est de les laisser trouver ce qui leur fait du bien et d’offrir quelques minutes de répit à leur corps et leur esprit. C’est la première étape pour qu’ils puissent demander des mesures de conciliation famille-travail sans culpabilité.
Afin d’atteindre cette cible, la culture d’entreprise doit en effet s’inscrire dans une lignée où la conciliation et le bien-être sont valorisés. Vos gestionnaires ont chacun leur style de gestion ; toutefois, rappelez-vous qu’ils ont un grand impact sur le soutien offert aux employé(e)s tout au long de leur journée, incluant les temps de repos.
Vous avez donc tout intérêt à encourager votre équipe de gestion à ouvrir le dialogue, à être empathique et à bâtir des relations de confiance avec les personnes leurs propres équipes.
Réduisez le sentiment d’urgence
Travailler continuellement dans l’urgence et selon un rythme effréné mène rarement à l’excellence. Saviez-vous qu’un employé travaillant constamment dans l’urgence présente fréquemment des comportements indésirables?
En voici quelques exemples : couper la parole, prêter attention à son téléphone avant la fin d’une discussion ou accroître la pression induite sur ses collègues. Ces comportements peuvent pousser les autres à se questionner sur leur propre efficacité et leur donner l’impression que leurs actions sont insuffisantes.
Cela prend racine dans la difficulté à différencier l’urgent, l’important et le nécessaire. La source de cette confusion est un enjeu de priorisation. Répondre aux courriels peut être fait 2 à 3 fois par jour, nul besoin de répondre immédiatement à chaque alerte. Suggérez une date et une heure limite de réponse dans vos courriels afin de décourager la réponse instantanée.
Établissez des échéances claires afin de guider vos employé.e.s dans le suivi de leurs projets. Tenez régulièrement des discussions avec eux sur leur perception concernant leur charge de travail.
Planifiez les vacances adéquatement pour réduire la pression sur les employé(e)s
D’ailleurs, saviez-vous que 30 % des employé(e)s en vacances consultent leur courriel ou prennent des nouvelles du bureau entre une et deux fois par semaine?
Bâtir un plan de remplacement en cas de vacances pour les personnes qui sont seules dans leur poste permet de limiter cette obligation de consultation. Concrètement, essayez de rediriger les courriels et appels lorsque certains employé(e)s sont indisponibles. Planifiez le tout afin qu’une autre personne reprenne leurs responsabilités durant cette période.
Communiquez avec le bon médium
Les méthodes de communication sont plus nombreuses que jamais : les courriels, les appels, les textos, le clavardage, les réunions, etc., mais est-ce qu’elles s’équivalent? Il y a des situations où certains médiums devraient être favorisés par rapport à d’autres. Cette mécanique de travail doit être discutée avec vos équipes afin de trouver votre façon de faire.
Quelques principes directeurs peuvent être mis de l’avant. Voici une liste non-exhaustive d’exemples afin de vous inspirer à cartographier vos communications :
- Réservez les appels aux urgences;
- Utilisez le clavardage pour connaître la disponibilité des employé(e)s ou pour les discussions informelles;
- Rédigez des courriels lorsque vous devez envoyer des comptes-rendus de rencontre.
Les réunions consistent généralement en deux types : les informationnelles et les décisionnelles. Choisissez donc minutieusement qui doit assister à vos réunions. Les gens qui prennent des décisions doivent être présents. Ceux qui doivent être seulement informés du message peuvent recevoir un compte-rendu par courriel après la rencontre.
En résumé
La technologie facilite certainement plusieurs sphères de nos vies, mais elle fait parfois entrave au bien-être de vos employé.e.s.
C’est pourquoi vous devez rester vigilant(e) envers les attentes imposées envers eux et envers vous-mêmes. Travailler dans l’urgence est une habitude plutôt qu’une obligation. De plus, comme toute habitude, elle peut être remplacée par une autre! Employeur et employé.e.s ont à trouver leur équilibre ensemble, tout en gardant en tête qu'il faut éviter d'être rigide.
Employeurs, demeurez flexibles. Employé.e.s, apprenez à déconnecter. Au besoin, il existe des formations pour outiller gestionnaires et employé.e.s sur le droit à la déconnexion et les saines habitudes numériques.
Les impacts de cette déconnexion sont multiples : plus de flexibilité, plus de confiance mutuelle, moins de stress, plus d’autonomie envers les employés, ainsi que des attentes claires de part et d’autre.
Quelle mesure de déconnexion allez-vous tester en premier?
Pour des pistes de réflexion pour la mise en œuvre formelle du droit à la déconnexion dans votre organisation, consultez cette fiche gratuite.