Accueillir un stagiaire dans son entreprise : plus que juste une façon de recruter!

Nombreuses sont les entreprises qui ont eu recours à l’aide d’un stagiaire, que ce soit une PME ou une industrie de plusieurs centaines d’employés. Les raisons varient beaucoup : profiter d’un accès privilégié à une jeune main-d’œuvre, bénéficier des compétences à la fine pointe des stagiaires, transférer ses connaissances, préparer la relève, etc.

Il est loin le temps où prendre un stagiaire sous notre aile se résumait à lui faire faire des photocopies ou aller chercher du café! Les temps ont changé (heureusement!), les étudiants qui terminent leurs études ont une soif d’apprentissage et un grand potentiel. Il incombe à l’entreprise de bien accompagner le stagiaire pour que cette aventure soit gagnant-gagnant!

Avant toute chose, il faut donc analyser le poste à offrir et d’établir les tâches à accomplir. Il est aussi important de définir le profil des compétences du stagiaire à accomplir (savoir, savoir-faire et savoir-être). La première étape étant définie, il est primordial de désigner le superviseur de stage au sein de l’entreprise. Ce mentor doit être disponible et à l’écoute pour que le stagiaire se sente en confiance. Idéalement, le superviseur aura la même formation que l’étudiant.

Il est maintenant temps de passer à l’action et débuter le processus de sélection! La recherche du candidat idéal est désormais une activité concurrentielle, car chaque organisation veut attirer les meilleurs étudiants correspondant à ses besoins. De plus, il existe plusieurs programmes d'études, sur plusieurs niveaux. Il est parfois difficile de s'y retrouver! N’hésitez pas à vous référer aux sites internet des écoles de la région, que ce soit les Centres de formation professionnelle, les cégeps ou les universités.

Vous ne savez pas par où commencer? 

Visitez inforouteFPT pour en savoir plus sur les programmes d’études et trouver les écoles par région.

Pour que les étudiants vous remarquent, il est recommandé de rédiger une offre de stage (sensiblement comme une offre d’emploi) qui reflètera votre mission et votre culture d’entreprise. N’hésitez pas à y inscrire le rôle et les livrables du stage, ainsi que le type de personne recherchée. C’est à ce moment qu’il faut sortir nos plus beaux atouts! Qu’est-ce que les étudiants cherchent comme stage? Un environnement de travail avec une ambiance agréable, conviviale et inclusive, une rémunération adéquate (certains étudiants doivent quitter un emploi pour la réalisation d’un stage), une entreprise prête à accueillir de nouvelles idées et où il est possible de s’impliquer et surtout, des défis à réaliser!

Consultez Le Français une Affaire d'Entrepreneurs pour un exemple et un modèle d’offre de stage.

Accueil et encadrement du stage

Alors c’est fait, vous avez trouvé la perle rare! Son arrivée est dans une semaine, que vous reste-il à faire? Débuter par préparer l’espace de travail, les documents administratifs nécessaires à l’accueil, les outils et les équipements de travail. Ensuite, assurez-vous de bien définir le rôle de superviseur avec celui-ci, n’hésitez pas à adresser et écouter les attentes ainsi qu’à répondre aux doutes s’il y en a. Ce rôle peut être demandant pour un employé, mais tellement gratifiant si le tout est fait dans le respect de chacun. Ne pas négliger la communication tout au long du stage afin d’éviter une expérience négative. Finalement, aviser l’équipe de travail de la venue du stagiaire, quel sera son rôle, avec qui travaillera-t-il, qui sera son superviseur, etc. Un bon onboarding est un gage de succès, que ce soit pour un stage ou pour un emploi!

La journée venue, accueillez le stagiaire en lui présentant son superviseur et son équipe, faites-lui visiter l’entreprise ainsi que son poste de travail. Vous pouvez lui laisser quelques documents à lire, le temps qu’il assimile son environnement! Vous pourrez ensuite l’accompagner dans la signature des documents administratifs, réviser le contenu du poste et les tâches à accomplir; profitez aussi de l’occasion pour ouvrir le dialogue face aux questionnements ou aux doutes. La communication est la clé!

Durant le stage, il est important de faire tous les efforts nécessaires pour intégrer le stagiaire à son équipe de travail. N’oubliez pas que pour certains étudiants, le stage constitue une première expérience dans le monde du travail. Déployez aussi les ressources dont le stagiaire a besoin pour augmenter ses connaissances; l’étudiant est avec vous pour aider l’équipe, mais surtout, pour mettre en pratique ce qu’il a appris et en apprendre davantage. Une rétroaction permanente, positive et constructive permettra à chacun, stagiaire, superviseur et employeur de maintenir le dialogue ouvert.

Le stage est maintenant terminé et c’est l’heure du bilan! Au sein de l’entreprise, il est nécessaire d’évaluer les différentes stratégies, outils et ressources mis en place pour l’accueil de stagiaires. À cet effet, il est important de favoriser l’adaptation et l’amélioration du processus, à partir du feedback des départements et des équipes impliqués. Du côté de l’école et du stagiaire, il est recommandé de faire une rencontre avec le superviseur de stage, le coordonnateur de stage du milieu d’enseignement et l’étudiant pour évaluer l’expérience du stagiaire. Cela permet de mesurer les résultats obtenus versus les attentes des acteurs impliqués.

Voilà, vous êtes maintenant mieux outillés pour l’accueil de stagiaire! Et n’oubliez pas que la communication est la clé de bien des combats!

Pour plus de détails, veuillez-vous référer au Fascicule aide-mémoire d'AXTRA.