Mener une enquête pour harcèlement : ça ne s'improvise pas !
Ce qui est actuellement en cause, c’est la prise de conscience d’une possible trop grande tolérance dans nos milieux de travail envers des façons de faire ou d’être, ou encore des pratiques « inappropriées », qui entraînent plus souvent qu’autrement une détérioration du climat de travail pouvant avoir des effets négatifs considérables sur les personnes et sur l’organisation. Heureusement, un changement des mentalités s’opère petit à petit.
Le respect et le civisme au travail figurent maintenant sur la liste des valeurs de la grande majorité des organisations québécoises. Cela a d’ailleurs permis de mettre de l’avant et d’offrir divers mécanismes de traitement des plaintes, proposés par l’entremise des politiques organisationnelles qui en font la promotion. Nous sommes maintenant particulièrement sensibles aux répercussions néfastes que les dénonciations peuvent avoir sur les personnes impliquées et sur le milieu de travail en général. Il importe d’en tenir compte dans tout le processus d’enquête.
On ne le dira jamais assez : mener une enquête en matière de harcèlement constitue une tâche délicate. La personne désignée doit faire preuve d’un savoir-faire avéré, soit posséder une expérience pertinente ainsi que les connaissances, les habiletés et les attitudes nécessaires, dont un grand respect des personnes.
Mener une enquête en matière de harcèlement constitue une tâche délicate. La personne désignée doit faire preuve d’un savoir-faire avéré.
Qui doit mener l’enquête?
En vertu de la loi, les obligations en matière de prévention et d’intervention dans le domaine du harcèlement en milieu de travail appartiennent essentiellement à l’employeur. Par ailleurs, ce dernier pourra choisir de les déléguer ou de les impartir. Le mandat de confier à l’externe la procédure d’enquête émane donc directement de ces choix.
Selon la taille de l’organisation, une ou plusieurs ressources expérimentées peuvent procéder au traitement des plaintes. Ce sont souvent des spécialistes en gestion des ressources humaines aguerris qui, en raison de leurs fonctions attitrées, exercent déjà un rôle-conseil important. Ces personnes-ressources ont l’avantage d’avoir une bonne connaissance de l’organisation, de ses pratiques, de ses modes de fonctionnement et de sa culture.
Considérant l’expertise pointue liée au traitement des plaintes de harcèlement, il serait mal avisé de confier un tel dossier à une ressource peu expérimentée, et ce, sans vouloir lui enlever le mérite et l’apport indéniable qu’elle peut avoir sur tout autre aspect de la gestion interne de son organisation.
De même, un mandat d’enquête est incompatible avec les fonctions d’une personne qui supervise directement les parties concernées. Son double rôle serait susceptible de créer de la confusion, d’autant plus qu’un gestionnaire de ce niveau se retrouve souvent dans la liste des personnes à rencontrer en raison de ses interventions dans l’affaire ou à titre de témoin. Notons aussi que certaines organisations confient la responsabilité du traitement de leurs plaintes à un comité interne.
Faute de disposer des ressources requises pour effectuer l’enquête découlant d’une plainte de harcèlement, une organisation tirera profit de l’expertise d’une tierce partie spécialisée dans ce domaine et impartiale. C’est aussi une bonne façon de prévenir toute situation d’apparence de conflit d’intérêts qui pourrait découler d’une enquête. Il y a lieu de préciser que l’employeur conservera toujours son leadership dans la mise en place des mécanismes de redressement qui s’imposeront peut-être au terme de la démarche.
Quoi qu’il en soit, l’important est de choisir avec soin la ou les personnes qui mèneront le dossier d’enquête, selon la situation rencontrée et dénoncée. Par ailleurs, les modalités établies devront respecter le cadre prévu dans la politique interne pour contrer le harcèlement. N’omettons pas que la finalité recherchée lorsqu’on dénonce le harcèlement, c’est avant tout de le voir cesser.
Les étapes d’une enquête
Une présumée victime de harcèlement dépose idéalement une plainte écrite. Elle y précisera, entre autres, la conduite dénoncée, la chronologie des évènements, la personne en cause ainsi que les témoins possibles. Rien n’empêche l’organisation de l’accompagner dans la présentation de sa version des faits afin de l’aider à bien décrire ce qu’elle a vécu.
Après réception de la plainte, la première étape à franchir consiste à évaluer sa recevabilité. Pour ce faire, on devra d’abord s’assurer de l’éligibilité de la personne à un tel recours, ainsi que du respect des délais de dépôt de plainte. Une fois cela confirmé, on verra à recueillir sa version des faits et à prendre connaissance de la preuve disponible afin de confirmer la présence des critères propres au harcèlement, conformément à la définition législative. La confirmation de la présence de harcèlement restera à faire. Cependant, la confirmation de la recevabilité démontre la nécessité d’aller plus loin dans le processus afin de pouvoir corroborer les éléments exposés.
Il importe de mentionner qu’à tout moment au cours du traitement d’une plainte, même si l’enquête est amorcée, un mécanisme alternatif de règlement pourra être mis en place, tel qu’une médiation.
Une fois la nécessité de faire enquête confirmée, il est maintenant temps d’informer la personne mise en cause des allégations la concernant et de lui en remettre un résumé écrit faisant état de celles-ci. Ainsi, elle pourra adéquatement se préparer à l’entrevue qui suivra. Toujours à cette fin, un délai de préparation raisonnable devra lui être offert.
Dans le but de déterminer ce qui s’est réellement passé dans la situation dénoncée, les parties plaignante et mise en cause, ainsi que les témoins, seront rencontrés individuellement. Chacune de ces personnes recevra le projet de compte rendu écrit de sa rencontre pour fins de validation et de signature.
C’est à partir de ces documents que la personne qui enquête pourra analyser la plainte et en dégager la preuve pour chacune des allégations. Cette preuve lui permettra de rendre une conclusion distincte en vue d’établir si l’allégation sera retenue ou pas. Il sera également possible de statuer si l’employeur est en défaut de répondre à ses obligations, tant en matière de prévention que d’intervention.
Le travail d’analyse découlant du rapport d’enquête et la formulation de pistes de recommandations nécessitent également une solide expertise. Si cette étape finale n’est pas réalisée avec rigueur et doigté, cela pourrait avoir pour conséquence d’aggraver la situation. On semble souvent oublier que le fait de dénoncer la présence de harcèlement n’engage pas seulement une personne, mais a des impacts sur toute une organisation.
En outre, plusieurs aspects importants sont à considérer au cours de la procédure d’enquête : la gestion de la confidentialité, et son lot de contraintes ; l’obtention de l’assurance qu’aucun préjudice n’entachera les parties impliquées. Il y a aussi la gestion des plages de disponibilités, tant celles des témoins que celles des personnes pouvant être appelées à agir comme personnes accompagnatrices, si besoin est. Dans certains cas, il peut aussi être nécessaire de mettre en place des mesures provisoires ou intérimaires, sans compter la possibilité de devoir gérer des congés de maladie et tout ce que cela implique.
Au terme de cette enquête, un rapport sera rédigé, intégrant les comptes rendus et l’ensemble des pièces justificatives. On encourage favorablement la formulation de pistes de recommandations qui viendront nourrir la réflexion stratégique quant aux suites à donner après une telle intervention.
À tout moment au cours du traitement d’une plainte, même si l’enquête est amorcée, un mécanisme alternatif de règlement pourra être mis en place, tel qu’une médiation.
Voici les étapes d'une enquête pour harcèlement :
- Dépôt et réception de la plainte
- Évaluation de la recevabilité de la plainte
- Avis aux personnes impliquées
- Entrevues pour clarifier les faits
- Documentation des faits
- Analyse des informations
- Remise des conclusions
La remise des conclusions de l’enquête
Une fois la démarche d’enquête finalisée, il importe d’informer les parties des conclusions. À cette fin, la tenue d’une rencontre individuelle est fortement recommandée. Certains préconiseront également de soumettre un écrit attestant de la finalité de la démarche et des mesures qui s’ensuivront. Cependant, il n’est pas recommandé de remettre le rapport d’enquête intégralement aux parties.
Enfin, durant une procédure d’enquête, il incombe toujours à l’employeur de répondre à ses obligations en matière de prévention et d’intervention, car des situations où il serait appelé à intervenir pourraient inopinément survenir. On ne cesse pas de gérer parce qu’une procédure d’enquête est en cours.
L’après-enquête
L’après-enquête est tout aussi porteuse de son lot de désagréments. Même si les conclusions du rapport ne confirment pas qu’il y a eu harcèlement au sens de la loi, la perception de sa présence peut pourtant être bien réelle. L’enquête aura possiblement permis de mettre en évidence une problématique existante dans le milieu de travail. C’est pourquoi la situation commande tout de même la prise de mesures visant à éviter toute récidive éventuelle. En faisant des suivis périodiques, l’employeur devra veiller à maintenir un milieu de travail adéquat, notamment par le biais des personnes assurant une supervision directe des parties impliquées dans la plainte.
Compte tenu de tout ce qui précède, on comprend l’importance pour un employeur d’adopter une politique en matière de harcèlement et si cela est déjà fait, de s’assurer que celle-ci offre un cadre d’intervention adéquat selon la réalité du milieu. Cet outil lui donne l’occasion d’affirmer clairement son engagement à offrir à son personnel un milieu de travail sain et respectueux, de préciser le mécanisme de traitement des plaintes de harcèlement et la procédure à suivre, incluant les modalités afférentes à la procédure d’enquête, et de clarifier les rôles de chacun. L’employeur évite ainsi tout effet de surprise ou toute ambiguïté.
Comprenons par ailleurs que l’instauration de mécanismes de communication efficaces donnera l’occasion au personnel de trouver une tribune appropriée pour discuter des situations inconfortables rencontrées. Le dépôt d’une plainte officielle s’avère toujours une solution de dernier recours. Essentiellement, les personnes croyant vivre du harcèlement devraient être capables de rapporter en toute confiance les situations malaisantes auxquelles elles sont exposées.
Ajoutons aussi l’importance d’outiller les gestionnaires pour répondre aux obligations légales de prévention et d’intervention qui découlent de leurs fonctions. Trop souvent, ils se sentent démunis et ne mesurent pas toute l’étendue de leur rôle. Il ne s’agit pas de faire d’eux des psychologues ou des thérapeutes, mais plutôt de les sensibiliser à l’importance d’exercer une vigilance continuelle et de bien connaître leur milieu de travail. Ils pourront ainsi être au fait de toute situation qui risque de nuire au climat et ainsi, d’intervenir au bon moment.
Parmi les collaborateurs importants dans le traitement d’un dossier de harcèlement, n’oublions pas les représentants syndicaux. Ils sont eux aussi animés de la volonté de garantir à leurs membres un environnement de travail sain, civil et respectueux. Ce sont souvent des partenaires clés dans la réflexion stratégique portant sur les mesures à prendre pour rétablir la qualité d’un milieu de travail. Une discussion franche et concertée avec eux demeure le choix à privilégier.
Conclusion
Toute dénonciation d’une conduite inappropriée portée à la connaissance d’un employeur par un membre de son personnel nécessite une intervention, et ce, même si cette dénonciation ne mène pas officiellement au dépôt d’une plainte. Il revient à l’employeur de prendre les moyens raisonnables pour faire cesser rapidement la conduite dénoncée.
Après avoir tenté d’appliquer divers moyens alternatifs pour redresser une situation, l’enquête peut s’avérer une solution judicieuse. Comme nous l’avons souligné, la procédure d’enquête ne s’improvise pas. Ce n’est nullement à partir de nos perceptions que nous pouvons tirer des conclusions, mais bien en prenant en compte les informations obtenues à la suite d’une démarche méthodique et respectueuse.
La décision de confier à l’interne ou à l’externe une enquête faisant suite à une dénonciation de harcèlement revient à l’employeur, selon la réalité du milieu de travail au moment de la survenance des allégations. Avant tout, il importe pour lui de porter un jugement juste sur la forme qu’une telle démarche prendra, selon le cas, et de reconnaître l’expertise particulière qu’elle implique en assignant les bonnes personnes au dossier.
L’essentiel pour l’employeur est d’envoyer un message clair à l’ensemble de son personnel selon lequel toute allégation de harcèlement sera traitée avec sérieux et objectivité, et qu’il ne tolérera pas des conduites inappropriées de qui que ce soit et pour quelque motif que ce soit. Il lui revient de garantir à tous le maintien d’un milieu de travail sain et respectueux.
Toute dénonciation d’une conduite inappropriée portée à la connaissance d’un employeur par un membre de son personnel nécessite une intervention, et ce, même si cette dénonciation ne mène pas officiellement au dépôt d’une plainte.
Source : Revue RH, volume 21, numéro Hors-série.
