Les bonnes pratiques en matière de communication par courriel

Utilisation de majuscules, d’emojis ou de ponctuation excessive, du harcèlement psychologique ?

À l’ère du numérique et du télétravail, les employeurs communiquent de plus en plus avec leurs employés par différents moyens technologiques, tels que par des courriels et des textos. Ainsi, il n’est pas rare de voir certaines entreprises communiquer avec leurs employés par ces moyens de façon presque exclusive.

Le fait d’utiliser des majuscules à répétition dans un message écrit destiné à un employé peut-il être vu comme étant du harcèlement psychologique à son égard? Qu’en est-il de l’utilisation d’une ponctuation excessive, telle que des points d’exclamation ou des points de suspension? 

À titre d’exemple, comparons les deux courriels suivants envoyés par un employeur à son employé :

• « J’aimerais te parler dès ton arrivée, concernant les évènements d’hier. »
• « J’aimerais te parler DÈS TON ARRIVÉE, concernant les évènements d’hier…‼ »

L’un vous semble-t-il plus agressif ou insistant que l’autre? 

Alors qu’il est plus facile lors d’une rencontre en personne de voir les signes non verbaux de notre interlocuteur, la situation en est tout autre lors de la transmission d’un écrit. Effectivement, il est impossible dans un tel cas de déceler avec certitude l’humeur ou l’état d’esprit dans lequel se trouve notre collègue de travail au cours de la transmission de son message. 

Il est également impossible pour l’expéditeur d’un courriel de voir la réaction de son destinataire lors de la réception de celui-ci. Ce dernier aurait cependant la possibilité de s’ajuster s’il s’apercevait que son interlocuteur interprète erronément ses paroles, lors d’une discussion de vive voix.

Les tribunaux québécois ont déjà conclu qu’il est normal, dans des communications écrites, de tenter de se rapprocher le plus possible du langage parlé . Cette réalité peut, entre autres, expliquer l'utilisation considérable de ponctuation, de majuscules, d’abréviations, d’acronymes et dans une moindre mesure d’émoticônes.

Toutefois, un employé peut considérer être victime de harcèlement psychologique et alléguer une conduite vexatoire de la part de son employeur en lien avec la façon dont ses courriels sont rédigés.

Par exemple, dans l’affaire susmentionnée, l’employé soutenait que l'utilisation des lettres majuscules dans l’ensemble d’un courriel lui étant destiné était déplacée et vexatoire. Le courriel reprochait à l’employé de ne pas avoir mis en copie conforme les autres cadres de l'entreprise, tel que requis. L’employeur dit avoir utilisé les majuscules parce qu'il insiste sur le respect de cette directive. Pour l’employé, l’utilisation de majuscules dans un tel contexte démontre plutôt que l’employeur « lui crie à la tête ». Dans d'autres communications similaires, l’employé mentionne que l'abus de signes de ponctuation exclamatifs et interrogatifs le déstabilise.

Le tribunal indique que bien que de tels courriels puissent paraître acceptables lorsqu’ils sont pris individuellement, lorsqu’ils sont conjugués avec les précédents, ils indiquent une tendance à la personnalisation de la part de l’employeur. Ainsi, l’utilisation de lettres majuscules et de ponctuations excessives peuvent être perçue à titre de gestes harcelants au même titre que si vous vous adressiez de façon inappropriée à vos employés lors de rencontres en personne.